数字名片解决了纸质名片解决不了的一个问题——一旦发出去就没法收回。但这个优势只有在有人真正把它停用的情况下才成立，因为数字名片本身并不会在员工离职时自动做到这一点。本指南涵盖默认会发生什么、已经存下的联系人无论如何会保留什么、离职员工卡片的三种处理方式及各自适用的情况、一套分步的离职交接流程、实体 NFC 卡该怎么处理、它与您已经在关闭的其他账户如何对照，以及那些让前员工拿着贵公司的名片发了好几个月的错误。
什么都不会自动发生——这一点最值得知道
数字名片是一个托管资料页，通过二维码或 NFC 轻触访问。它没有和薪资系统、HR 系统，或员工在任何地方的登录状态绑定在一起，所以并不存在一个离职日期会自动把它关掉。除非有管理权限的人主动去停用或转移，否则这张卡片会一直像员工在职最后一天那样正常运作——二维码依然指向同一个页面，实体 NFC 卡也依然能轻触到同一个地方。
离职员工用一张还在生效的卡片，还能做什么
只要没人把它关掉，离职员工的数字名片就会照常运作：扫描或轻触依然会把他们的联系方式，连同公司的名称、标志和品牌，存进对方手机。不管是被有意利用，还是纯粹因为没人记得关掉它，实际风险都是一样的——一个已经不再代表公司的人，仍在以公司的名义不断产生新的联系人记录。
在那之前已经存下的联系人，会怎样
这是最容易被误解的一点：事后停用或修改卡片，并不会反向影响到任何人手机里已经存下的信息。扫描或轻触数字名片，会把当时的联系方式作为一份一次性的静态副本，直接写进对方手机自带的通讯录里，就像对方自己手动输入一样。之后关掉这张卡片，只会阻止它再把同样的信息交给新的人——对已经存下的联系人，不管对错，都没有任何影响。
停用、删除，还是转移：该怎么选
- 停用——资料页停止工作但没有被移除，如果情况有变（比如撤回的离职），还能恢复。
- 删除——彻底移除这张卡片，适合岗位和对应的区域确实要关闭，而不是交给别人接手的情况。
- 转移——把离职员工的姓名、照片和联系方式，换成接替者的信息，套用在同一张卡片和同一个二维码上，让已经印好的实体 NFC 卡不用重新印制就能继续用——很适合销售区域或前台这类由新人立刻顶上的岗位。
哪种方式适合哪种情况
| 情况 | 最佳选择 | 二维码和 NFC 卡会怎样 | 方案上的资料页名额会怎样 |
|---|---|---|---|
| 接替者立刻在同一岗位上任 | 转移 | 继续有效，现在打开的是新人的信息 | 复用 |
| 岗位暂时空缺，接替者待招 | 先停用，新人到岗后再转移 | 停止工作，直到转移 | 保留 |
| 岗位永久撤销 | 删除 | 停止工作；实体卡回收或销毁 | 释放给他人 |
| 可能撤回的离职，或长假 | 停用 | 停止工作，可原样恢复 | 保留 |
| 员工内部调岗 | 编辑现有卡片 | 继续有效，带更新后的职位和联系方式 | 不变 |
| 员工不愉快地离职 | 当天停用，之后删除或转移 | 立即停止工作 | 保留，之后复用或释放 |
| 承包商或代理联系人合作结束 | 删除 | 停止工作 | 释放 |
离职交接流程，分步说明
- 触发：离职日期一经确认，HR 或经理就在涵盖邮箱和系统权限的同一条消息里，通知负责管理公司名片的人。
- 决定：按上表选择停用、删除或转移。
- 如岗位有自己的客户线索，先导出：如果扫描统计或收集到的线索对交接重要，在卡片变动前先记下来。
- 最后一天：在管理后台停用或转移卡片。二维码和 NFC 卡随即不再打开旧信息。
- 实体卡：如接替者会用，连同笔记本电脑和门禁卡一起收回；岗位撤销则销毁。
- 转接询问：把离职者的公司邮箱设为转发给接任者，让存了旧信息的联系人仍能找到人。
- 记录：在离职交接清单上把名片与其他账户一起勾掉。
实体 NFC 卡该怎么处理
实体 NFC 卡里只存着指向资料页的链接，不存信息本身，所以一旦资料页被停用，它本身既不危险也没什么价值。如果卡片要转移，收回实体卡交给接任者可以省一次重印；同样的一次轻触，现在打开的是新人的信息。如果岗位撤销，卡片可以销毁，或者留着以后关联到新的资料页。不应该发生的是：离职员工手里留着一张仍能打开带有贵公司品牌的有效资料页的卡片。我们关于印制后如何修改数字名片的指南解释了为什么印好的卡片永远不需要改。
把它变成标准离职交接清单的一部分
最可靠的做法，是把数字名片当成公司邮箱账户或门禁权限一样对待：在一个明确已知的日期被关闭，作为离职交接清单上的固定一项，而不是靠有人碰巧想起来才处理。负责 HR 或行政的人，需要一个明确的触发信号——离职表格、离职交接清单，或者一条发给负责管理公司卡片的人的消息——在离职日期确定的那一刻就该发出。
| 账户 | 忘了会怎样 | 由谁关闭 | 何时 |
|---|---|---|---|
| 公司邮箱 | 邮件持续进入没人看的邮箱，或者本人继续在看 | IT 或主机管理员 | 最后一天 |
| 系统和软件登录 | 数据和客户记录仍可访问 | IT 或各系统管理员 | 最后一天 |
| 门禁和钥匙 | 实体出入权限持续 | 办公室行政 | 最后一天 |
| 主机和 cPanel 权限 | 网站和 DNS 仍可被改动；参见保护 cPanel 账户 | 主机管理员 | 最后一天 |
| 数字名片 | 本人继续分发带有贵公司品牌的有效名片 | 负责管理团队名片的人 | 最后一天 |
| 社交媒体和广告账户 | 发帖或花费可能继续以公司名义进行 | 市场部 | 最后一天 |
常见错误
- 以为它会随邮箱账户一起关闭。它是一个独立的系统，有自己的管理员。
- 接替者下周就到岗却选择删除。转移能让印好的卡片和二维码继续有效。
- 指望已存的联系人会更新。它们是静态副本；改为设置邮件转发。
- 把实体卡留给离职员工。收回它，或者当天停用资料页。
- 让每个员工各自管理自己的卡片。离职交接就得依赖他们配合；有集中管理的团队方案则不必。
- HR 没有触发通知。没人告知的离职，名片管理员无从处理。
- 忘了内部调岗。升职了卡片上却还是旧职位，几个月下来显得很不用心。
集中管理，以及 Gotka 在其中的角色
在覆盖多个团队资料页的方案上，一位管理员可以在一个地方查看、编辑、转移或停用任何员工的卡片，完全不需要离职员工自己的登录信息或配合。Gotka 就是以这种方式为企业设置和管理数字名片的，处理离职员工卡片的方式，和处理新员工入职添加卡片一样——可以参考我们关于为整个销售团队设置数字名片的指南，了解最初的推广和后续管理是怎么运作的。就涉及的方案规模而言，Pro 方案最多 15 个资料页，每月 RM39 或每年 RM368；Team 方案最多 50 个资料页，每月 RM104 或每年 RM1,088；我们的方案对比把三个方案并排列出。
本指南中的关键术语
- 数字名片：承载一个人联系方式的托管资料页，通过二维码或 NFC 轻触打开。
- 资料页：团队方案上一个人的名片；方案按资料页数量定级。
- 停用：让卡片停止工作但保留它，以便恢复。
- 转移：把现有卡片上的信息换成新人的，保留同一个二维码和 NFC 卡。
- NFC 卡：带芯片的实体卡，靠近手机轻触即可打开资料页；它只存链接。
- vCard：扫描或轻触名片时存入手机的标准联系人文件；一份静态副本。
- 离职交接清单：有人离职时需要移除的账户和权限清单。
- 集中管理：在一个后台管理每位团队成员的卡片、无需他们登录的能力。
员工离职后，数字名片会自动停用吗？
不会——除非有人主动把它关掉或转移给别人，否则数字名片会继续像以前一样正常运作，因为它只是一个绑定二维码或 NFC 的托管资料页，并没有和薪资系统或 HR 系统连在一起，不会在离职那天自动关闭。停用它需要一个人为操作，应该像停用公司邮箱账户一样，成为离职交接清单上的一项。
离职员工离开后，还能继续使用或分享自己那张旧数字名片吗？
能，只要还没有人把它停用——实体 NFC 卡依然会轻触到同一个在线资料页，二维码也依然能被扫描，跟这个人是否还在职完全无关。这正是最值得提前规划的风险：离职员工，不论是有意还是无意，都可能继续分发仍然带着公司名称和品牌的联系方式。
离职员工的卡片之前已经存到别人手机里的联系人，会怎样？
那些联系人不会更新，也不会消失——扫描或轻触数字名片，会在那一刻把当时的联系方式，作为一份静态副本，直接存进对方手机，和纸质名片的效果是一样的。之后再停用或修改这张卡片，不会影响已经存下的联系人；它只会阻止新的人在之后拿到同样（可能已经过时）的信息。
离职员工的卡片应该删除、停用，还是转移给别人？
要看具体岗位而定。删除是彻底移除这张卡片；停用会保留资料页但让它停止工作，需要时还能恢复；转移则是把这个人的姓名、照片和联系方式，换成接替者的信息，套用在同一张卡片和同一个二维码上——这对销售区域或前台这类会由接替者立刻顶上的岗位特别有用，因为印好的卡片和二维码都不需要重新印制。
员工离职当天，到底应该做什么？
应该把卡片停用（如果接替者马上就要上任，也可以直接转移），作为和关闭邮箱账户、收回门禁或系统权限同一份交接清单上的一项——而不是事后才想起来的补救措施。负责管理公司数字名片的人，应该收到一个明确的信号，比如离职表格或来自 HR 的通知，告诉他哪张卡片需要在当天处理。
一个管理员能不能在一个地方统一管理和停用整个团队的卡片？
可以——在覆盖多个资料页的团队方案上，一位管理员可以集中查看、编辑、转移或停用任何团队成员的卡片，而不必依赖每个员工自己去管理自己的那一张。这正是让离职交接在任何团队规模下都能落实的关键，只要团队人数超过一两个人。
Gotka 会为企业处理这种数字名片的离职交接吗？
会——Gotka 可以在集中管理企业数字名片的过程中，帮忙停用或转移离职员工的卡片，方式和处理新员工入职时添加卡片一样，企业不需要自己单独申请一个管理员账号，就能关掉一张卡片。