Berapa Akaun E-mel Sebenarnya Diperlukan Pasukan Anda? Merancang Peti Mel pada Pelan Pengehosan

Pasukan tiga orang boleh bertahan dengan apa-apa alamat e-mel yang dibuat dalam keadaan tergesa-gesa. Apabila pasukan sudah lima belas orang, ada alamat info@ yang tiada pemilik dan bekas pekerja yang peti melnya masih dimajukan ke peti masuk peribadi, soalan “berapa akaun e-mel yang kita perlukan?” tidak lagi remeh. Panduan ini memberi pemilik perniagaan kecil cara mengira, cara memilih antara peti mel, pemajuan dan peti masuk kongsi, skema penamaan, jadual bilangan staf berbanding pelan 30 akaun, rutin apabila staf berhenti dan daftar satu halaman. Ia nasihat umum. Ia tidak membuat sebarang dakwaan tentang storan bagi setiap peti mel, had penghantaran atau penapisan spam.

Kira orang, peranan dan sistem, kemudian tambah ruang tambahan

Kebanyakan pemilik hanya mengira staf lalu berhenti di situ. Pengiraan yang lebih tepat ada empat bahagian:

• Orang. Semua yang membaca dan membalas e-mel perniagaan pada kebanyakan hari bekerja: pemilik dan pengarah, jualan, pentadbiran, akaun dan pekerja sambilan yang berurusan dengan pelanggan. Tolak mereka yang tidak pernah menggunakan e-mel.
• Peranan. Fungsi yang ditulis kepada oleh pelanggan, pembekal, bank dan agensi: info@, sales@, accounts@, support@, hr@. Setiap satu ialah keputusan (peti mel, pemajuan atau peti masuk kongsi), bukan akaun secara automatik.
• Sistem. Perisian yang menghantar atau menerima mel bagi pihak anda: borang hubungi laman web, alat invois, notis pesanan kedai dalam talian atau pengimbas. Ada yang log masuk ke peti mel sebenar untuk menghantar, ada yang tidak. Tanya orang yang menyediakannya, dan lihat sebab pertanyaan borang hubungi hilang. Kira hanya yang memerlukan peti mel sendiri.
• Ruang tambahan. Beberapa akaun simpanan untuk staf baharu, pelajar latihan atau pengganti, supaya menambah seseorang tidak bermakna menyusun semula segalanya.

Tulis hasilnya sebagai jumlah: orang + peranan + sistem + ruang tambahan. Jumlah itu, bukan bilangan staf semata-mata, ialah angka yang dibandingkan dengan bilangan akaun e-mel dalam pelan hosting.

Peti mel, pemajuan, alias atau peti mel kongsi: apakah setiap satu

Istilah ini digunakan secara longgar dan penyedia berbeza-beza, jadi semak perkataan pada skrin panel kawalan anda sendiri. Secara umum:

Dalam cPanel, peti mel lazimnya dicipta di bawah Email Accounts dan pemajuan di bahagian Forwarders yang berasingan, tetapi nama menu boleh berubah, jadi lihat akaun anda sendiri. Sama ada sesuatu pelan menghadkan pemajuan, atau mengiranya dalam bilangan akaun e-mel, ialah butiran pelan yang tidak boleh dinyatakan oleh panduan ini; tanya sebelum anda bergantung pada banyak pemajuan.

Peti mel peribadi, alamat peranan atau peti masuk kongsi: memilih untuk setiap alamat

Tanya dua soalan bagi setiap alamat: siapa yang menjawabnya, dan apa berlaku apabila orang itu berhenti?

• Peti mel peribadi ([email protected]): untuk perbualan terus seperti sebut harga, rundingan dan apa-apa yang pelanggan jangka ditangani oleh orang yang dinamakan.
• Alamat peranan (info@, sales@, accounts@, support@): untuk wajah awam perniagaan. Pengaki laman web, brosur dan invois sebaiknya memaparkan alamat peranan: ia kekal apabila staf bertukar, dan anda boleh menukar penerimanya tanpa memberitahu seorang pelanggan pun.
• Peti masuk kongsi: untuk aliran mel yang perlu dilihat dan dijawab oleh lebih daripada seorang, seperti pertanyaan sokongan, yang mana penting untuk tahu siapa sudah membalas.

Persediaan di sebalik alamat peranan ialah pilihan sebenar, dan setiap satu ada tukar ganti:

Pilihan lalai yang munasabah ialah satu peti mel peribadi bagi setiap orang yang memerlukannya, alamat peranan sebagai pemajuan kepada orang yang betul, dan peti mel kongsi hanya jika pasukan benar-benar perlu melihat satu peti masuk bersama. Apa pun pilihan anda, namakan seorang pemilik bagi setiap alamat peranan: orang yang bertanggungjawab memastikan ia dijawab. Jika pekerja perlu membalas sebagai sales@, uji cara aplikasi mel atau webmail anda menghantar daripada alamat kedua, kerana ini berbeza-beza. Untuk menyediakan alamat kongsi pada telefon dan komputer riba, lihat e-mel perniagaan pada telefon dan komputer riba.

Skema penamaan yang masih berkesan pada tiga puluh orang

Pilih satu corak sebelum anda mencipta peti mel kedua; menukarnya kemudian bermakna menukar kad, tandatangan dan rekod pembekal. Tiga corak biasa:

Nama datang dalam susunan dan bentuk yang berbeza, jadi putuskan sekali bagaimana corak anda mengendalikannya. Nama Cina sering ditulis dengan nama keluarga dahulu (Tan Wei Ming), nama Melayu mungkin mengandungi bin atau binti, dan sesetengah nama India menggunakan inisial. Tulis bahagian mana dikira pertama dan mana akhir (contohnya nama diberi, titik, nama keluarga, bin atau binti ditinggalkan). Beberapa peraturan lagi:

• Tentukan cara menangani nama yang sama lebih awal. Pendekatan biasa ialah orang pertama mengekalkan bentuk ringkas dan orang kedua menambah inisial tengah atau bahagian nama lain (aisyah.n.rahman). Elakkan nombor seperti aisyah2@, yang kelihatan cuai dan mudah tersalah taip.
• Kekal pada aksara biasa. Huruf kecil, titik dan sempang berfungsi di mana-mana; elakkan simbol dan huruf beraksen.
• Jangan sekali-kali guna nama orang untuk peranan. Gunakan sales@, bukan aisyah.sales@, dan jangan beri aisyah@ sebagai alamat jualan. Apabila Aisyah berhenti, namanya akan kekal pada setiap kad, invois dan rekod pembekal.
• Jangan terus guna semula alamat staf yang berhenti. Mel daripada kenalan lama dan mesej tetapan semula kata laluan daripada pembekal terus sampai untuk seketika, dan orang baharu dengan nama yang sama akan menerimanya.

Merancang pertumbuhan: jadual bilangan staf berbanding pelan 30 akaun

Gotka menyenaraikan Go AI Lite dengan 30 akaun e-mel. Jadual menunjukkan bagaimana angka itu digunakan pada tiga saiz pasukan, menggunakan penambahan sahaja. Nombor peranan, sistem dan ruang tambahan hanyalah contoh.

Pasukan lima orang menggunakan jauh kurang separuh angka itu. Pasukan lima belas orang masih ada 7 baki, yang boleh dihabiskan oleh satu pusingan pengambilan pekerja dan beberapa alamat peranan baharu. Pasukan tiga puluh orang tidak muat: stafnya sahaja sudah mengambil seluruh angka itu. Jika jumlah anda melebihi, semak senarai ini sebelum menaik taraf:

• Adakah semua orang perlukan peti mel? Jika 8 daripada 30 staf tidak pernah menggunakan e-mel, baris staf menjadi 22 dan jumlahnya 22 + 5 + 2 + 4 = 33, masih melebihi 3.
• Bolehkah sebahagian peti mel peranan menjadi pemajuan? Menukar kesemua 5 peti mel peranan kepada pemajuan kepada orang memberi 22 + 2 + 4 = 28, yang muat dengan 2 baki.
• Adakah ada akaun lapuk? Staf yang berhenti, akaun ujian lama dan peti mel bekas agensi semuanya dikira. Arkibkan, kemudian buang.
• Masih melebihi, atau akan berkembang melebihi angka itu? Bandingkan peringkat dalam perbandingan Go AI Lite, Plus, Pro dan Max dan baca tanda sudah tiba masa menaik taraf pelan hosting.

Pengiraan ini hanya mengira akaun. Ia tidak mengatakan apa-apa tentang storan, dan ia tidak menentukan sama ada pemajuan dikira dalam angka itu. Sahkan butiran pelan anda.

Bila had penting, dan bila tanpa had menghilangkan soalan itu

• Apabila angka itu ialah had. Go AI Lite menyenaraikan 30 akaun e-mel. Jika jumlah anda jauh di bawahnya, had itu tidak pernah timbul. Ia mula penting apabila jumlah hanya beberapa akaun daripadanya, apabila anda menjangka mengambil pekerja, atau apabila peti mel terlupa untuk kontraktor, acara atau kempen bertimbun.
• Apabila e-mel tanpa had. Go AI Plus menyenaraikan e-mel tanpa had, dan Go AI Pro menyenaraikan laman web dan e-mel tanpa had. Di situ soalan mengira kebanyakannya hilang: setiap orang, peranan dan sistem boleh mempunyai peti mel sendiri tanpa pengiraan.
• Apa yang tidak dihilangkan oleh tanpa had. Setiap peti mel ialah satu lagi kata laluan untuk dilindungi dan satu lagi perkara untuk ditutup apabila seseorang berhenti. Mel yang anda simpan masih memakan ruang, dan pelan berbeza dari segi storan (Go AI Lite menyenaraikan 50GB SSD, Go AI Plus 150GB dan Go AI Pro 250GB). Akaun tanpa had bukan storan tanpa had; panduan peti mel perniagaan penuh menerangkan apa yang dikira.
• Go AI Max. Panduan ini tidak menyatakan angka akaun e-mel bagi Go AI Max. Semak butiran pelan di halaman pengehosan, atau tanya, sebelum anda bergantung pada sesuatu angka.
• Selebihnya. Panduan ini tidak membuat dakwaan tentang storan bagi setiap peti mel, berapa banyak mesej boleh dihantar dalam sejam atau sehari, atau kuota lain. Itu butiran pelan untuk ditanya, dan ia sebab yang lebih baik untuk membandingkan peringkat berbanding bilangan peti mel semata-mata.

Menguruskan peti mel staf yang berhenti

Peti mel staf yang berhenti ialah risiko (log masuk yang masih aktif) dan juga aset (sejarah pelanggan, sebut harga, perbualan pembekal). Nasihat offboarding yang diterbitkan secara umum bersetuju tentang urutannya: selamatkan, majukan mel baharu, simpan apa yang diperlukan, kemudian arkib atau padam. Ia berbeza tentang berapa lama menyimpan, yang bergantung pada dasar anda sendiri dan sebarang peraturan penyimpanan dalam industri anda, jadi sahkan bahagian itu dengan penasihat anda.

Jika staf yang berhenti mendaftar domain atau akaun lain menggunakan alamat ini, lihat apa yang perlu dibuat apabila e-mel log masuk sudah hilang. Jika mereka mempunyai log masuk sistem perniagaan, buang atau tugaskan semula pada hari yang sama; peranan dan kebenaran pengguna membincangkan memberi orang hanya akses yang mereka perlukan. Untuk kad nama, lihat apa yang perlu dibuat dengan kad nama digital apabila pekerja berhenti.

Penyelenggaraan, saiz, telefon dan pengesahan

• Semak setiap suku tahun. Pastikan setiap peti mel ada pemilik dan masih digunakan.
• Perhatikan saiz. Panduan mengosongkan peti mel penuh menunjukkan cara mencari yang besar dan mengosongkan ruang dengan selamat. Panduan ini tidak menyatakan had saiz bagi setiap peti mel; semak pelan anda.
• Satu peti mel bagi setiap orang pada setiap peranti. Sediakan telefon dan komputer riba dengan cara yang sama supaya semuanya sepakat tentang apa yang sudah dibaca dan dipadam. Panduan telefon dan komputer riba membincangkan IMAP berbanding POP dan membuang peranti staf yang berhenti.
• Sahkan domain sekali sahaja. SPF, DKIM dan DMARC ialah rekod DNS yang ditetapkan untuk domain, lazimnya tidak diulang bagi setiap peti mel. Panduan ini tidak mengulang langkahnya; lihat e-mel perniagaan pada domain sendiri.
• Lindungi log masuk. Gunakan kata laluan yang kukuh dan unik bagi setiap peti mel. Lihat keselamatan akaun cPanel.
• Arahkan borang ke alamat yang ada pemilik. Alamat yang dituju borang laman web anda sepatutnya alamat peranan yang dibaca seseorang, bukan peti mel lama staf yang berhenti.

Daftar peti mel satu halaman dan senarai semak

Daftar ialah satu jadual yang anda kemas kini; hamparan sudah memadai. Salin lajur ini dan isi baris anda sendiri (entri di bawah hanyalah contoh rekaan):

Kemudian semak senarai ini:

• Senaraikan orang, peranan dan sistem anda, dan tulis jumlah dengan ruang tambahan.
• Bandingkan jumlah dengan bilangan akaun e-mel dalam pelan anda; bagi Go AI Max, semak butiran pelan dahulu.
• Bagi setiap alamat peranan, putuskan peti mel, pemajuan atau peti mel kongsi, dan namakan pemilik.
• Tulis peraturan penamaan dan peraturan nama bertindih dalam satu baris.
• Cipta daftar dan catat siapa boleh membuka setiap alamat.
• Tulis rutin staf berhenti: kata laluan, peranti, pemajuan, tempoh, arkib, padam.
• Sediakan telefon dengan cara yang sama, dan arahkan borang ke alamat yang ada pemilik.
• Semak SPF, DKIM dan DMARC domain sekali, dan letakkan semakan setiap suku tahun dalam kalendar.

Kesilapan lazim

• Mengira staf sahaja. Peranan, sistem dan ruang tambahan menentukan angka sebenar.
• Menggunakan nama orang untuk alamat peranan. Ia pergi bersama orang itu.
• Satu kata laluan kongsi untuk seluruh pasukan. Tiada siapa bertanggungjawab, dan anda tidak boleh menutup akses seorang sahaja.
• Memajukan mel perniagaan ke peti masuk peribadi. Mel perniagaan kemudian berada dalam akaun yang tidak dikawal oleh perniagaan.
• Memadam peti mel staf berhenti pada hari terakhir. Sejarah pelanggan hilang tanpa arkib dan tanpa pemajuan.
• Meninggalkan peti mel ujian dan kempen. Ia menghabiskan angka itu dan menambah log masuk yang tiada siapa pantau.
• Memilih peringkat berdasarkan bilangan peti mel sahaja. Storan, laman web dan butiran pelan lain juga penting.
• Tidak menyimpan rekod. Tanpa daftar, hanya seorang tahu siapa memiliki apa.

Di mana Gotka Technologies sesuai

Akaun e-mel disertakan dengan pengehosan cPanel Gotka: Go AI Lite menyenaraikan 30 akaun e-mel, Go AI Plus menyenaraikan e-mel tanpa had dan Go AI Pro menyenaraikan laman web dan e-mel tanpa had. Panduan ini tidak menyatakan angka akaun e-mel bagi Go AI Max, jadi semak butiran pelan di halaman pengehosan. Peti mel anda berada pada domain anda sendiri; Gotka juga menawarkan pendaftaran domain. Gotka menawarkan sokongan 24/7, dan pelanggan boleh membuka tiket melalui kawasan pelanggan untuk soalan tentang akaun hosting atau peti mel mereka. Panduan ini nasihat umum: ia tidak menerangkan storan bagi setiap peti mel, had penghantaran, penapisan spam atau cara mana-mana pelan mengira pemajuan. Untuk latar belakang, lihat penjelasan pengehosan cPanel, perbandingan empat peringkat hosting dan senarai semak minggu pertama hosting.

Istilah penting dalam panduan ini

• Peti mel (akaun e-mel): peti masuk sebenar dengan kata laluan dan mesej tersimpan sendiri.
• Pemajuan (forwarder): peraturan yang menyampaikan mel yang dihantar ke satu alamat kepada alamat lain.
• Alias: alamat tambahan yang menghantar ke peti mel sedia ada; penyedia menggunakan perkataan ini dengan cara berbeza.
• Peti mel kongsi: satu peti mel yang dibuka beberapa orang bersama.
• Alamat peranan: alamat yang dinamakan mengikut fungsi, seperti info@ atau accounts@, bukan seseorang.
• Offboarding: rutin menamatkan akses staf yang berhenti dan menyimpan apa yang diperlukan perniagaan.
• IMAP: cara membaca mel yang memastikan setiap peranti sejajar dengan pelayan.
• SPF, DKIM, DMARC: semakan berasaskan DNS yang menunjukkan mesej benar-benar datang daripada domain anda.
• Daftar: jadual satu halaman bagi setiap alamat, jenis dan pemiliknya.