Peti Mel E-mel Perniagaan Penuh? Apa yang Dikira dalam Storan Hosting Anda dan Cara Mengosongkan Ruang

Mesej itu tiba daripada pelanggan, pembekal atau telefon anda sendiri: e-mel anda dipantulkan semula dengan kata-kata "mailbox full" atau "over quota". Atau ia tiba secara senyap, sebagai pelanggan yang berkata mereka menulis kepada anda minggu lepas dan tidak mendapat jawapan. Sama ada cara, e-mel yang ditujukan kepada perniagaan tidak masuk, dan setiap jam yang berlalu menjadikan seseorang lebih cenderung berputus asa lalu menghubungi pesaing. Panduan ini untuk pemilik atau pengurus pejabat yang perlu menyelesaikannya hari ini tanpa kepakaran teknikal: apa maksud mesej itu, bagaimana membezakan sama ada satu peti mel atau seluruh akaun hosting yang penuh, apa yang selamat dipadam, apa yang perlu disimpan dahulu, dan bila mengosongkan ruang tidak lagi mencukupi. Ia bukan panduan menyediakan e-mel, panduan storan laman web atau perbandingan pelan. Panduan-panduan itu sudah ada dan dipautkan di tempat yang berkaitan.

Apa sebenarnya maksud "peti mel penuh"

Tiga keadaan berbeza menghasilkan aduan yang serupa, dan setiap satu mempunyai penyelesaian berbeza. Membezakannya mengambil kira-kira dua minit dan menyelamatkan anda daripada membersihkan perkara yang salah, atau membeli pelan lebih besar untuk masalah yang disebabkan oleh satu peti mel yang terlalu sarat.

Dua yang pertama berkaitan ruang. Yang ketiga berkaitan bilangan alamat dan tiada kaitan dengan betapa penuhnya mana-mana alamat; ia dibincangkan dalam panduan kami tentang tanda anda perlu naik taraf pelan hosting, jadi halaman ini tertumpu pada dua yang pertama.

Apa yang dikira dalam storan hosting anda

Pada hosting cPanel, satu peruntukan storan lazimnya meliputi segala-galanya dalam akaun: fail laman web, pangkalan datanya, dan setiap peti mel. E-mel bukan sekadar Peti Masuk. Ia ialah setiap mesej dalam setiap folder bagi setiap alamat pada domain anda: Peti Masuk, Dihantar, Draf, Arkib, Trash, Spam atau Junk, dan folder yang dicipta oleh pengguna. Lampiran biasanya menyumbang kebanyakan beratnya, dan fail yang sama disimpan semula dalam setiap peti mel yang menerimanya. Sebut harga yang dihantar kepada tiga rakan sekerja, atau disalin ke alamat sales@ yang dikongsi melalui forwarder, memakan ruang tiga kali.

Jumlah di bawah ialah angka storan dan akaun e-mel yang disenaraikan Gotka untuk empat tahap Go AI. Ia jumlah akaun, bukan angka bagi setiap peti mel, dan panduan ini tidak memetik had bagi setiap peti mel. Jika had telah ditetapkan pada peti mel tertentu, cPanel memaparkannya di sebelah penggunaan alamat itu, dan itulah angka yang boleh dipercayai untuk akaun anda sendiri.

Selain e-mel, perkara berikut juga menggunakan peruntukan yang sama:

• Fail laman web dan pangkalan data: laman itu sendiri, termasuk setiap foto yang dimuat naik. Panduan storan laman web menerangkan berapa banyak yang lazim digunakan oleh laman perniagaan kecil dan cara menyemaknya.
• Peti mel yang tidak digunakan lagi: alamat untuk bekas pekerja atau peranan lama mengekalkan mesejnya sehingga seseorang memadam peti mel itu.
• Fail sandaran yang disimpan di dalam akaun: pemalam sandaran atau muat turun manual yang disimpan pada pelayan, bukan pada komputer anda sendiri.
• E-mel yang dihantar ke alamat yang tidak wujud: jika akaun mempunyai catch-all (alamat lalai) yang dihidupkan, e-mel sesat dan alamat salah taip, kebanyakannya sampah, masuk ke satu peti mel dan terkumpul.

Cara membaca pantulan "peti mel penuh"

Pantulan itu pergi kepada penghantar, bukan kepada anda, jadi anda sering mendengarnya secara tidak langsung: pelanggan memajukan notis kegagalan itu, atau menyebut mereka "mendapat ralat". Perkataannya berbeza mengikut penghantar: "mailbox full", "quota exceeded", "over quota" atau "insufficient storage". Banyak notis membawa kod status pendek, dan dua daripadanya wajar diketahui. Kod yang bermula dengan 5 dan berakhir dengan 2.2 (5.2.2) ialah kegagalan kekal untuk peti mel penuh: sistem penghantar berhenti mencuba dan mesej tidak dihantar. Kod yang bermula dengan 4 (4.2.2) bersifat sementara: sistem penghantar mungkin terus mencuba semula untuk seketika, dan mesej mungkin tiba selepas anda mengosongkan ruang.

Anda tidak boleh bergantung pada percubaan semula. Berapa lama sistem penghantar terus mencuba, dan sama ada penghantar menyedari kegagalan itu langsung, berbeza antara satu penyedia e-mel dengan yang lain. Anggap setiap pantulan sebagai e-mel yang mungkin hilang, dan lakukan perkara ini dalam jam pertama:

• Kosongkan sedikit ruang serta-merta. Anda tidak perlu menyiapkan seluruh pembersihan; memberi ruang untuk e-mel baharu didahulukan.
• Minta pihak yang terjejas menghantar semula. Hubungi pelanggan yang melaporkannya melalui telefon atau WhatsApp, dan fikirkan siapa lagi yang menulis ke alamat itu baru-baru ini, seperti pembekal yang menunggu pesanan belian.
• Hantar ujian. Daripada alamat peribadi pada penyedia lain, hantar e-mel ke alamat yang terjejas. Jika ia tiba, e-mel baharu mengalir semula.
• Semak folder Spam dalam peti mel anda sendiri. E-mel pada tempoh yang sama mungkin ditapis ke sana dan wajar dilihat sebelum dipadam.

Cari peti mel mana yang besar

Bekerja dari seluruh akaun ke bawah sehingga satu peti mel. Nama skrin cPanel berbeza sedikit mengikut versi yang dijalankan hos anda, tetapi alat di bawah ialah alat standard.

1. Buka cPanel daripada kawasan pelanggan anda dan pergi ke Email Accounts. Senarai itu lazimnya menunjukkan setiap alamat dengan penggunaan cakeranya, dan had jika ada yang ditetapkan. Yang terbesar biasanya alamat kongsi (info@, sales@, accounts@) atau alamat pemilik sendiri.
2. Buka alat penggunaan cakera untuk seluruh akaun. Ia menunjukkan berapa banyak akaun ialah e-mel dan berapa banyak ialah fail laman web. Jika e-mel hanya bahagian kecil dan akaun masih hampir penuh, membersihkan e-mel tidak akan menyelesaikan masalah sebenar; mulakan dengan panduan storan yang dipautkan di atas.
3. Buka peti mel yang besar dalam webmail atau program e-mel anda dan susun mengikut saiz, terbesar dahulu. Dalam kebanyakan peti mel, beberapa dozen mesej menanggung kebanyakan berat, biasanya PDF, pembentangan, imbasan dan foto.
4. Catat folder tempat ia berada. Item Dihantar yang penuh lampiran memerlukan pembersihan berbeza daripada Peti Masuk yang penuh surat berita, atau folder Trash yang tidak pernah dikosongkan.

Apa yang selamat dibersihkan, mengikut urutan

Mulakan dengan apa yang boleh dipadam tanpa banyak berfikir, dan akhiri dengan apa yang memerlukan keputusan.

Satu perkara teknikal menentukan sama ada pembersihan anda berjaya. Jika anda memadam e-mel dalam program e-mel pada telefon atau komputer, salinan pada pelayan hanya dibuang jika program itu menggunakan IMAP, yang mencerminkan pelayan. Program yang disediakan dengan POP biasanya memuat turun e-mel ke peranti, dan bergantung pada tetapannya, ia mungkin meninggalkan salinan pada pelayan, jadi memadam secara tempatan tidak mengurangkan storan pelayan. Jika anda tidak pasti yang mana digunakan peranti anda, lakukan pembersihan dalam webmail, yang bertindak terus pada peti mel di pelayan.

Sandar sebelum anda memadam

Apabila Trash dikosongkan, e-mel yang dipadam telah hilang. Jangan anggap sandaran penyedia hosting ialah jaring keselamatan anda untuknya: sama ada pemulihan tertentu akan mengembalikan peti mel tertentu, dan dari sejauh mana, ialah soalan yang perlu ditanya sebelum anda memerlukan jawapannya, bukan selepas itu. Simpan salinan anda sendiri bagi apa-apa yang anda tidak mampu hilang.

1. Tentukan apa yang mesti dikekalkan. Kontrak, sebut harga, terma pembekal, kelulusan pelanggan dan apa-apa yang membuktikan apa yang dipersetujui. Invois dan resit yang dihantar melalui e-mel mungkin dikira rekod perniagaan, jadi tanya akauntan anda berapa lama anda perlu menyimpannya sebelum memadam apa-apa yang berkaitan kewangan.
2. Simpan di tempat yang bukan peti mel. Gunakan ciri eksport atau arkib program e-mel anda untuk menulis e-mel lama ke dalam fail pada komputer atau pemacu syarikat, atau simpan lampiran utama ke dalam folder pelanggan atau pembekal.
3. Buka salinan yang disimpan. Pastikan fail itu boleh dibuka dan mesej boleh dibaca sebelum anda memadam yang asal.
4. Kemudian padam daripada pelayan, dan kosongkan Trash.
5. Sandarkan arkib itu juga. Satu fail arkib pada satu komputer riba hanya satu kegagalan cakera keras daripada hilang. Panduan sandaran laman web kami menerangkan mengapa satu salinan bukan sandaran, dan peraturan yang sama terpakai pada arkib e-mel.

Contoh kerja (ilustrasi)

Senario di bawah direka untuk menunjukkan urutan kerja. Ia sengaja tidak memetik saiz, kerana angka yang penting ialah angka pada akaun anda sendiri.

Mei Ling menjalankan firma pengubahsuaian dengan enam kakitangan. Dua kakitangan berkongsi alamat sales@, dan seorang pelanggan berkata permintaan sebut harganya dipantulkan dengan "mailbox full". Mei Ling log masuk ke cPanel dan membuka Email Accounts: sales@ jauh lebih besar daripada semua alamat lain. Paparan penggunaan cakera menunjukkan e-mel hanya bahagian sederhana akaun, jadi ini masalah satu peti mel, bukan seluruh akaun.

Dia membuka sales@ dalam webmail dan menyusun mengikut saiz. Hasil teratas ialah sebut harga dan lukisan PDF dalam item Dihantar, dan perbualan pelanggan tiga tahun lalu. Dia menyimpan sebut harga untuk kerja yang aktif ke dalam folder kerja di pemacu syarikat, mengeksport perbualan lama ke fail arkib, kemudian memadam yang asal. Selepas itu dia mengosongkan Spam dan, yang terakhir, Trash, yang ternyata menyimpan jumlah yang mengejutkan. Dia menghantar e-mel ke alamat itu daripada akaun peribadinya, dan ujian itu tiba. Dia menelefon pelanggan untuk menghantar semula, menetapkan peringatan suku tahunan untuk menyemak saiz peti mel, dan mulai sekarang menghantar lukisan sebagai pautan kongsi dan bukannya lampiran.

Mengelakkannya berulang

• Semak saiz setiap suku tahun. Letakkan dalam kalendar. Peti mel yang membesar secara berterusan mudah dilihat pada skrin Email Accounts beberapa bulan sebelum ia memantul.
• Hantar fail besar sebagai pautan kongsi. Pautan ke folder kongsi hampir tidak memakan ruang peti mel, dan ia menghentikan lukisan yang sama disimpan dalam enam peti masuk.
• Gunakan peraturan untuk e-mel berulang. Webmail dan kebanyakan program e-mel boleh memfailkan atau memadam secara automatik surat berita dan notifikasi.
• Arkibkan setahun sekali. Eksport e-mel yang lebih lama daripada had yang anda pilih ke arkib tempatan, sandarkan arkib itu, kemudian bersihkan daripada pelayan.
• Uruskan kakitangan yang berhenti pada hari itu juga. Majukan alamat mereka kepada pengurus, eksport apa yang diperlukan perniagaan, dan buang peti mel apabila pemajuan tidak diperlukan lagi.
• Siasat pertumbuhan mendadak. Peti mel yang melonjak saiz dalam beberapa hari biasanya banjir spam, sistem automatik yang menghantar e-mel kepada dirinya sendiri dalam gelung, atau kata laluan yang diceroboh. Panduan keselamatan akaun cPanel, yang dipautkan di bawah, membincangkan yang terakhir.
• Jangan gunakan peti mel kongsi sebagai stor fail. Pindahkan dokumen kerja ke storan kongsi yang betul.

Untuk gambaran lebih luas tentang apa yang dilindungi akaun hosting anda, lihat keselamatan akaun cPanel.

Bila mengosongkan ruang tidak mencukupi

Mengosongkan ialah langkah pertama yang betul, tetapi ia ada had. Corak berikut bermakna masalahnya ialah kapasiti, bukan kekemasan:

• Peti mel penuh semula dalam beberapa minggu selepas pembersihan yang betul.
• Setiap peti mel besar kerana kakitangan benar-benar perlukan sejarah bertahun-tahun di tangan.
• Seluruh akaun masih hampir mencapai peruntukan selepas e-mel dan sampah laman web dibersihkan.
• Anda memadam alamat rakan sekerja hanya untuk mencipta yang baharu, yang menunjukkan had akaun e-mel dan bukan ruang.

Jika itu anda, pilihannya ialah mengarkibkan dengan lebih agresif ke storan tempatan, yang tidak memerlukan kos, atau beralih ke tahap dengan lebih banyak ruang. Go AI Lite menyenaraikan 50GB dan 30 akaun e-mel; Plus menyenaraikan 150GB dan akaun e-mel tanpa had, dengan Plus bermula dari RM35.86 sebulan pada pelan 36 bulan. Sentiasa bandingkan harga pada kitaran bil yang sama. Pelan lebih besar menambah storan akaun; ia tidak membersihkan sebarang e-mel dengan sendirinya, dan had pada satu peti mel, jika ada yang ditetapkan, adalah perkara berasingan daripada jumlah pelan. Panduan naik taraf kami membimbing keputusan itu, dan perbandingan tahap memaparkan keempat-empat pelan bersebelahan.

Kesilapan lazim

• Mengosongkan Peti Masuk tetapi bukan Trash dan Spam. Kedua-duanya masih dikira, dan Trash sering menjadi folder terbesar.
• Memadam sebelum mengeksport. Trash yang dikosongkan tidak boleh dibatalkan.
• Membersihkan peti mel yang salah. Semak Email Accounts dahulu; yang besar jarang yang disangka orang.
• Memadam dalam program berasaskan POP dan menjangka pelayan mengecil. Gunakan webmail atau persediaan IMAP untuk pembersihan.
• Menganggap sandaran hosting sebagai arkib e-mel. Simpan salinan anda sendiri bagi e-mel penting.
• Membuang peti mel bekas pekerja tanpa serah tugas. Pelanggan dan pembekal mungkin masih menulis kepadanya.
• Naik taraf untuk membetulkan satu peti mel yang terlalu sarat. Pelan lebih besar ialah jawapan yang jujur hanya apabila akaun, bukan satu alamat, kehabisan ruang.
• Mengabaikan lonjakan saiz yang mendadak. Ia biasanya gejala, seperti spam atau gelung e-mel, dan mengosongkan ruang hanya melewatkan pantulan seterusnya.

Di mana Gotka Technologies sesuai

Pelan hosting Go AI Gotka menjalankan cPanel pada pelayan LiteSpeed dan termasuk akaun e-mel pada domain anda sendiri (30 pada Go AI Lite, tanpa had pada Plus, Pro dan Max), SSL percuma, sandaran harian, pemindahan percuma dan sokongan 24/7 melalui tiket kawasan pelanggan, dengan jaminan masa operasi 99.9%. Harga bermula dari RM17.80 sebulan pada pelan Go AI Lite 36 bulan. Membersihkan dan mengarkibkan e-mel dilakukan oleh anda, di dalam peti mel anda sendiri, jadi simpan dahulu apa yang penting; sandaran harian ialah jaring keselamatan akaun, bukan arkib e-mel anda. Jika anda tidak menemui angka penggunaan dalam cPanel, atau ingin tahu apa yang akan diubah oleh tahap lebih besar, buka tiket di kawasan pelanggan bersama alamat, teks pantulan dan apa yang dipaparkan cPanel, supaya soalan itu khusus. Soalan pada waktu pejabat boleh dihantar kepada pasukan melalui WhatsApp. Jika anda masih memutuskan bagaimana e-mel perniagaan pada domain anda sendiri harus berfungsi, baca panduan kami tentang e-mel perniagaan pada domain sendiri, dan untuk sisi domain lihat pendaftaran domain.

Istilah utama dalam panduan ini

• Peti mel: ruang storan pada pelayan yang menyimpan mesej satu alamat e-mel.
• Kuota: had storan. Ia boleh terpakai pada seluruh akaun hosting atau, jika ditetapkan, pada satu peti mel.
• Pantulan (bounce): notis kegagalan automatik yang dikembalikan kepada penghantar apabila mesej tidak dapat dihantar.
• Webmail: membaca dan mengurus e-mel dalam pelayar web; ia bertindak terus pada peti mel di pelayan.
• IMAP: cara program e-mel mencerminkan peti mel pelayan, jadi memadam dalam program memadam pada pelayan.
• POP: cara program e-mel memuat turun e-mel ke peranti, sering membiarkan salinan pelayan tidak disentuh melainkan ditetapkan sebaliknya.
• Catch-all (alamat lalai): tetapan yang menghantar e-mel untuk alamat yang tidak wujud pada domain anda ke satu peti mel.
• Arkib: salinan tersimpan e-mel lama yang disimpan di luar peti mel aktif, sebaik-baiknya disandarkan juga.