企业邮箱已满？主机存储空间计入哪些内容，以及如何清理空间

消息可能来自客户、供应商，也可能来自您自己的手机：您发出的邮件被退回，写着“mailbox full”或“over quota”。也可能悄无声息，直到某位客户说上周给您写过信却没有收到回复。无论哪一种，寄给公司的邮件都没有送进来，而且每过一个小时，就多一分对方放弃、转而联系竞争对手的可能。本文写给今天就要解决问题、却不懂技术的老板或办公室主管：这条消息是什么意思，如何判断是某一个邮箱满了还是整个主机账户满了，哪些可以安全删除，哪些要先保存，以及清理空间在什么时候已经不够用。本文不是邮箱设置指南，不是网站存储指南，也不是套餐对比，这些内容已有专门文章，我们会在相关之处附上链接。

“邮箱已满”到底可能是什么意思

三种不同的情况会引出相似的投诉，处理办法却各不相同。分清它们大约只需两分钟，可以让您避免清错地方，也避免为了一个塞得太满的邮箱而去购买更大的套餐。

前两种与空间有关。第三种与地址的数量有关，和任何邮箱有多满无关，我们在该升级主机套餐的信号一文中已有讨论，所以本文只讲前两种。

主机存储空间计入哪些内容

在cPanel主机上，一份存储额度通常涵盖账户里的一切：网站文件、数据库，以及每一个邮箱。邮件不只是收件箱，而是您域名下每个地址、每个文件夹里的每一封邮件：收件箱、已发送、草稿、归档、已删除邮件夹、垃圾邮件夹，以及用户自己建立的文件夹。附件通常占了大部分体积，而且同一个文件会在每一个收到它的邮箱里各存一份。一份报价单发给三位同事，或者通过转发器抄送到共用的sales@地址，就会占用三份空间。

下表是Gotka为四个Go AI档次列出的存储空间和邮箱账户数。它们是账户总额，而不是单个邮箱的数字，本文也不引用任何单个邮箱的上限。如果某个邮箱设置过上限，cPanel会把它显示在该地址的用量旁边，对您自己的账户来说，以那个数字为准。

除了邮件，下列内容也占用同一份额度：

• 网站文件和数据库：网站本身，包括每一张上传的照片。网站存储指南说明了一般小企业网站用多少空间，以及如何查看。
• 没人再用的邮箱：前员工或旧职位的地址会一直保留邮件，直到有人删除这个邮箱。
• 保存在账户内的备份文件：备份插件或手动下载时，把文件存在了服务器上，而不是您自己的电脑上。
• 寄往不存在地址的邮件：如果账户开启了catch-all（默认地址），寄错或拼错地址的邮件（其中多数是垃圾邮件）会落进同一个邮箱并不断堆积。

如何读懂“邮箱已满”退信

退信是发给寄件人的，不是发给您的，所以您往往是间接听说：客户转发了失败通知，或者提到“收到了一个错误”。措辞因寄件方而异：“mailbox full”“quota exceeded”“over quota”或“insufficient storage”。许多通知带有简短的状态码，其中两个值得了解。以5开头、以2.2结尾的代码（5.2.2）是邮箱已满的永久性失败：寄件方系统放弃投递，邮件没有送达。以4开头的代码（4.2.2）是暂时性的：寄件方系统可能会继续重试一段时间，您腾出空间后邮件也许还能送达。

您不能指望重试。寄件方系统会重试多久，寄件人是否会注意到失败，各家邮件服务商都不一样。请把每一次退信都当作邮件可能已经丢失，并在第一个小时内做这几件事：

• 立刻腾出一些空间。不必一次清理完毕，先给新邮件腾出位置。
• 请受影响的人重新发送。通过电话或WhatsApp联系报告问题的客户，并想一想最近还有谁给这个地址写过信，例如正在等采购订单的供应商。
• 发一封测试邮件。用另一家服务商的个人邮箱给受影响的地址发信。如果收到了，说明新邮件已恢复正常。
• 查看您自己邮箱的垃圾邮件夹。同一时期的邮件可能被过滤到了那里，删除之前值得先看一眼。

找出是哪个邮箱占用大

从整个账户逐级查到单个邮箱。cPanel各页面的名称会因您的主机服务商所运行的版本而略有不同，但下面这些都是标准工具。

1. 从客户区打开cPanel，进入Email Accounts。列表通常会显示每个地址的磁盘用量，设置过上限的还会显示上限。最大的往往是共用地址（info@、sales@、accounts@）或老板自己的地址。
2. 打开整个账户的磁盘用量工具。它会显示账户里多少是邮件，多少是网站文件。如果邮件只占很小一部分而账户仍接近额度，清理邮件解决不了真正的问题，请先看上面链接的存储指南。
3. 在网页邮箱或邮件客户端里打开那个大邮箱，按大小从大到小排序。多数邮箱里，几十封邮件就占了大部分体积，通常是PDF、演示文稿、扫描件和照片。
4. 记下它们在哪个文件夹。塞满附件的已发送邮件，和塞满电子报的收件箱，或者从来没清空过的已删除邮件夹，需要的清理方式各不相同。

哪些可以安全清理，按顺序来

先从最不需要多想就能删的开始，最后处理需要做决定的。

有一个技术细节决定您的清理是否有效。如果您在手机或电脑的邮件客户端里删除邮件，只有当该客户端使用IMAP（它与服务器保持镜像同步）时，服务器上的那份才会被删掉。使用POP设置的客户端通常会把邮件下载到设备上，视设置而定，它可能在服务器上保留一份副本，所以在本地删除对服务器的存储空间毫无帮助。如果您不确定设备用的是哪一种，就在网页邮箱里清理，因为它直接作用于服务器上的邮箱。

删除之前先备份

已删除邮件夹一旦清空，被删除的邮件就找不回来了。不要想当然地认为主机服务商的备份就是它们的安全网：某次恢复能否找回某个邮箱，以及能追溯多久，是需要在用到之前问清楚的问题，而不是事后才问。凡是您承受不起丢失的内容，请自己留一份副本。

1. 决定哪些必须保留。合同、报价单、供应商条款、客户确认函，以及任何能证明双方谈妥内容的邮件。通过邮件发送的发票和收据可能属于业务记录，所以在删除任何财务邮件之前，请先问会计师需要保存多长时间。
2. 存到邮箱以外的地方。用邮件客户端的导出或归档功能，把较旧的邮件写成电脑或公司网盘上的文件，或者把关键附件另存到客户或供应商文件夹。
3. 打开保存下来的副本。删除原件之前，确认文件能打开、邮件能阅读。
4. 然后再从服务器删除，并清空已删除邮件夹。
5. 归档文件本身也要备份。一台笔记本电脑上的一个归档文件，离丢失只差一次硬盘故障。我们的网站备份指南解释了为什么只有一份副本不算备份，同样的规则也适用于邮件归档。

一个示例（仅作说明）

下面的情景是虚构的，用来展示处理的先后顺序。它刻意不引用任何容量数字，因为真正重要的是您自己账户上的数字。

美玲经营一家六人的装修公司。两位员工共用sales@地址，一位客户说她的报价请求被退回，提示“mailbox full”。美玲登录cPanel，打开Email Accounts：sales@比其他所有地址都大得多。磁盘用量视图显示邮件只占账户的一小部分，所以这是单个邮箱的问题，而不是整个账户的问题。

她在网页邮箱里打开sales@，按大小排序。排在最前面的是已发送邮件中的PDF报价单和图纸，以及三年前的客户邮件往来。她把仍在进行的项目的报价单存进公司网盘上的项目文件夹，把较旧的邮件往来导出为归档文件，然后删除原件。接着她清空垃圾邮件夹，最后清空已删除邮件夹，里面的东西多得出乎意料。她用个人邮箱给这个地址发了一封邮件，测试邮件顺利送达。她打电话请客户重新发送，设了一个每季度检查邮箱大小的提醒，并且从此把图纸以共享链接的方式发送，而不是作为附件。

避免再次发生

• 每季度检查一次大小。把它写进日历。一个持续增长的邮箱，在Email Accounts页面上早在退信几个月前就很容易看出来。
• 大文件用共享链接发送。共享文件夹的链接几乎不占邮箱空间，也避免同一张图纸被存进六个收件箱。
• 对重复出现的邮件使用规则。网页邮箱和大多数邮件客户端都能自动归类或自动删除电子报和通知。
• 每年归档一次。把早于您设定截止日期的邮件导出到本地归档，再备份这个归档，然后从服务器上清除。
• 员工离职当天就处理。把他们的地址转发给主管，导出公司需要的内容，等转发不再需要时删除该邮箱。
• 调查突然的增长。邮箱在几天内体积猛增，通常是垃圾邮件泛滥、自动系统循环给自己发信，或者密码被盗用。下面链接的cPanel账户安全指南谈到了最后一种情况。
• 不要把共用邮箱当作文件存储。把工作文档移到合适的共享存储里。

想进一步了解您的主机账户需要保护什么，请参阅cPanel账户安全。

清理空间还不够的时候

清理是正确的第一步，但它有局限。出现下面这些情形，说明问题出在容量，而不是整理：

• 认真清理之后，邮箱在几周内又满了。
• 每个邮箱都很大，因为员工确实需要手头保留多年的往来记录。
• 邮件和网站杂物都清理完之后，整个账户仍接近额度。
• 您为了创建一个新地址而删掉同事的地址，这说明问题出在邮箱账户数上限，而不是空间。

如果是这样，选项有两个：更积极地归档到本地存储，这不需要费用；或者升级到空间更大的档次。Go AI Lite列出50GB和30个邮箱账户；Plus列出150GB和不限数量的邮箱账户，36个月套餐的Plus每月RM35.86起。比较价格时务必使用同一个计费周期。更大的套餐增加的是账户的存储空间，它本身不会清除任何邮件；如果某个邮箱设置了上限，那也与套餐总额是两回事。我们的升级指南会带您完成这个决定，档次对比则把四个套餐并排列出。

常见错误

• 只清空收件箱，不清空已删除邮件夹和垃圾邮件夹。两者仍然占用空间，而已删除邮件夹往往是最大的文件夹。
• 先删除，后导出。清空后的已删除邮件夹无法恢复。
• 清错了邮箱。先看Email Accounts；占用大的邮箱很少是人们以为的那个。
• 在使用POP的客户端里删除，却指望服务器变小。清理时请使用网页邮箱或IMAP设置。
• 把主机备份当作邮件归档。重要邮件请自己保留一份。
• 没有交接就删除前员工的邮箱。客户和供应商可能仍在给它写信。
• 为了一个塞得太满的邮箱而升级套餐。只有账户本身而不是某个地址快用完空间时，更大的套餐才是诚实的答案。
• 忽视体积的突然跳升。它通常是某种症状，例如垃圾邮件或邮件循环，仅仅腾出空间只会推迟下一次退信。

Gotka Technologies 的定位

Gotka的Go AI主机套餐在LiteSpeed服务器上运行cPanel，并包含您自有域名上的邮箱账户（Go AI Lite为30个，Plus、Pro和Max不限数量）、免费SSL、每日备份、免费迁移和通过客户区工单提供的24/7支持，同时提供99.9%正常运行时间保证。价格从36个月Go AI Lite套餐的每月RM17.80起。清理和归档邮件是由您在自己的邮箱里完成的，所以请先保存重要内容；每日备份是账户的安全网，而不是您的邮件归档。如果您在cPanel里找不到用量数字，或者想知道更大的档次会带来什么变化，请在客户区提交工单，附上地址、退信文字以及cPanel显示的内容，让问题具体明确。办公时间内如有疑问，可以通过WhatsApp联系团队。如果您还在考虑自有域名企业邮箱该如何运作，请阅读我们的自有域名企业邮箱指南，域名方面请参阅域名注册。

本文使用的关键术语

• 邮箱：服务器上保存某个邮箱地址全部邮件的存储空间。
• 配额：存储上限。它可以适用于整个主机账户，也可以在设置了的情况下适用于单个邮箱。
• 退信：邮件无法投递时，系统自动返回给寄件人的失败通知。
• 网页邮箱：在浏览器里阅读和管理邮件；它直接作用于服务器上的邮箱。
• IMAP：邮件客户端与服务器邮箱保持镜像同步的方式，所以在客户端里删除，服务器上也会删除。
• POP：邮件客户端把邮件下载到设备上的方式，除非另行设置，服务器上的副本往往原封不动。
• Catch-all（默认地址）：把寄往您域名下不存在地址的邮件统一送进一个邮箱的设置。
• 归档：存放在正在使用的邮箱之外的旧邮件副本，最好也做好备份。