Adakah Sistem Perniagaan Anda Berfungsi Apabila Internet Terputus? Apa yang Perlu Diputuskan tentang Penggunaan Luar Talian

Sambungan internet di outlet kedua anda terputus setiap petang Sabtu, tepat pada waktu barisan pelanggan paling panjang. Di gudang pula, Wi-Fi tidak sampai ke rak belakang. Semasa lawatan ke tapak, mungkin langsung tiada isyarat. Jika anda hendak menempah sistem perniagaan tersuai, soalan yang wajar ialah: apa jadi pada kerja kita apabila internet terputus?

Panduan ini untuk pemilik dan pengurus perniagaan kecil dan sederhana yang mempunyai outlet, gudang atau tapak dengan sambungan yang tidak stabil. Ia membantu anda memutuskan, sebelum pembangun bermula, tugas mana yang mesti terus berfungsi tanpa sambungan dan mana yang boleh menunggu, apa yang boleh dan tidak boleh dimaksudkan dengan "berfungsi luar talian", dan cara menulis keperluan itu dalam brif supaya sebut harga meliputinya. Ia panduan umum tentang keputusan, bukan kod atau kaedah mana-mana pembekal.

Mulakan dengan tugas, bukan teknologi

"Luar talian" bukan satu ciri tunggal. Ia keputusan bagi setiap tugas. Sistem yang berhenti sepuluh minit mungkin tidak mengapa untuk laporan bulanan tetapi menjadi bencana ketika merekod jualan. Jadi senaraikan apa yang sebenarnya dilakukan staf di kaunter, di stor dan di tapak, kemudian kelompokkan setiap tugas kepada tiga kumpulan:

• Mesti terus berfungsi. Jika berhenti, wang atau pelanggan hilang serta-merta: mengambil pesanan atau jualan, menyemak harga, menerima penghantaran di dok, merekod masuk kerja.
• Baca sahaja sudah memadai. Staf perlu melihat sesuatu tetapi tidak mengubahnya, seperti pesanan terakhir pelanggan atau paras stok yang mungkin lewat beberapa minit.
• Boleh menunggu. Tiada kerugian jika dibuat kemudian: meluluskan cuti, menjana laporan, mengubah butiran produk, menukar senarai harga.

Bersikap tegas dengan kumpulan pertama, kerana di situlah kosnya lebih tinggi (lihat di bawah). Ujian yang berguna: jika tugas ini berhenti sejam pada pukul 4 petang di hari paling sibuk, apa yang akan kita buat? Jika jawapannya "teruskan secara manual tanpa banyak masalah", tugas itu mungkin tergolong dalam kumpulan kedua atau ketiga.

Catat juga kekerapan dan tempoh sambungan terputus, dan tanya orang yang bekerja di situ: pejabat mungkin mempunyai sambungan yang sempurna yang tidak pernah dirasai di lantai kedai.

Apa yang boleh dan tidak boleh dimaksudkan dengan "berfungsi luar talian"

Apabila pembekal berkata sistem "berfungsi luar talian", maksudnya boleh berbeza-beza. Tanya yang mana satu:

Dua had ini perlu difahami dengan mudah. Pertama, "rekod sekarang, segerak kemudian" bermakna orang lain tidak nampak catatan anda sehingga ia disegerakkan. Ibu pejabat tidak akan nampak jualan luar talian itu, dan outlet lain tidak akan tahu stok sudah habis. Kedua, apa-apa yang bergantung pada pihak luar, seperti kelulusan bayaran kad daripada bank, mesej kepada pelanggan atau penghantaran kepada perkhidmatan kerajaan atau perakaunan, tidak dapat disiapkan tanpa sambungan, sebagus mana pun sistem anda. Tanya pembekal pembayaran anda apa yang berlaku pada terminalnya semasa gangguan.

Sama ada anda memerlukan aplikasi mudah alih ialah soalan lain. Aplikasi web boleh mengekalkan sebahagian kandungan untuk dilihat, tetapi memaparkan halaman tidak sama dengan merekod pesanan dengan selamat. Untuk pilihan itu, lihat aplikasi web atau aplikasi mudah alih dan tanda anda memerlukan aplikasi mudah alih.

Apabila dua orang mengubah rekod yang sama: konflik dan pendua

Penggunaan luar talian menimbulkan masalah yang jarang berlaku pada sistem dalam talian: dua orang boleh mengubah perkara yang sama tanpa seorang pun nampak perubahan yang lain. Apabila peranti bersambung semula, sistem perlu memutuskan apa yang dikekalkan.

Contoh rekaan: sistem menunjukkan sesuatu item mempunyai 10 unit stok. Outlet A luar talian dan menjual 3. Outlet B juga luar talian dan menjual 4. Jika setiap peranti menghantar jumlah baki sendiri, satu melaporkan 7 dan satu lagi 6, dan yang tiba terakhir menang, jadi sistem menunjukkan 6 sedangkan hakikatnya 3. Jika setiap satu menghantar pergerakan (tolak 3, tolak 4), sistem berakhir pada 3. Hasilnya bergantung pada peraturan yang dipilih lebih awal.

Ada empat cara biasa untuk menangani pertembungan:

• Perubahan terakhir menang. Perubahan terkini yang tiba menggantikan yang terdahulu. Ia mudah dan sesuai untuk medan berisiko rendah seperti nota atau nombor telefon, tetapi berisiko untuk kuantiti, harga dan status, kerana kerja seseorang hilang tanpa amaran.
• Tanya seorang manusia. Sistem menandakan pertembungan dan seorang yang dinamakan memilih versi mana yang dikekalkan. Ini paling selamat untuk rekod penting, tetapi mesti ada orang yang bersedia dan skrin mesti jelas menunjukkan apa yang berbeza.
• Gabung mengikut peraturan. Sistem menggabungkan kedua-dua perubahan dengan peraturan yang dipersetujui awal, seperti menambah pergerakan stok dan bukannya menimpa jumlah, atau menyimpan kedua-dua nota. Setiap peraturan perlu direka dan diuji.
• Sekat perubahan semasa luar talian. Sesetengah suntingan tidak dibenarkan tanpa sambungan, seperti menukar harga atau had kredit pelanggan. Ini mengelakkan konflik sepenuhnya.

Pendua ialah masalah lazim yang lain. Jika peranti luar talian semasa pelanggan ditambah, peranti kedua mungkin menambah pelanggan yang sama. Jika nombor pesanan dijana oleh sistem utama, peranti tanpa sambungan tidak tahu nombor seterusnya, jadi ia memerlukan rujukan sementara yang diganti apabila disegerakkan. Tentukan, bagi setiap jenis rekod, bagaimana pendua dikesan dan siapa yang menggabungkannya.

Ini keputusan perniagaan, bukan teknikal. Pembangun boleh membina mana-mana empat pendekatan itu, tetapi hanya anda yang tahu sama ada kehilangan catatan kedua sekadar menyusahkan atau kerugian sebenar. Tulis pilihan itu untuk setiap jenis rekod dalam brif.

Jadual keputusan mengikut tugas

Gunakan ini sebagai titik permulaan untuk senarai anda sendiri. Bagi banyak tugas, penyelesaian paling mudah bukan perisian langsung.

Jika rekod masuk kerja mesti berfungsi, lihat kehadiran, cuti dan tuntutan staf dan, jika anda mengendalikan beberapa outlet, pengurusan berbilang outlet untuk cara cawangan berkongsi stok dan jualan.

Pertukaran antara kos dan kerumitan

Penggunaan luar talian bukan suis yang boleh dibuka begitu sahaja. Setiap tugas dalam kumpulan "mesti terus berfungsi" bermakna reka bentuk tambahan (apa yang dipaparkan skrin tanpa sambungan), peraturan tambahan (konflik, pendua, apa yang disekat), ujian tambahan (setiap keadaan dan setiap sambungan semula) dan sokongan tambahan kemudian (apa yang staf buat apabila penyegerakan gagal). Semakin banyak sistem yang mesti berfungsi luar talian, dan semakin ramai orang boleh mengubah rekod yang sama, semakin banyak keempat-empatnya yang perlu anda tanggung.

Bayangkan sebagai tangga: sambungan sandaran atau kertas sandaran tidak banyak menuntut perisian, paparan salinan baca sahaja ialah tambahan sederhana, giliran catatan lebih besar, dan berfungsi sepenuhnya luar talian merentasi banyak jenis rekod yang terbesar. Jangan minta anak tangga teratas untuk semua perkara jika hanya dua tugas memerlukannya.

Tiada harga diberikan di sini untuk ciri luar talian, kerana ia bergantung pada tugas, peranti dan peraturan. Harga permulaan Gotka yang diterbitkan adalah petunjuk sahaja: bermula dari RM8,000 untuk aplikasi web dan papan pemuka, RM12,000 untuk sistem perniagaan dan integrasi serta RM15,000 untuk aplikasi mudah alih, sebagai petunjuk, disahkan melalui sebut harga bertulis. Keperluan luar talian dinilai dalam sebut harga itu seperti ciri lain, jadi minta ia disenaraikan berasingan. Untuk faktor lain yang mempengaruhi harga aplikasi, lihat kos aplikasi mudah alih.

Cara lebih murah untuk menampung sambungan yang tidak stabil

Sebelum membayar untuk ciri luar talian, semak sama ada penyelesaian lebih murah dapat menampung masalah sebenar. Semuanya juga boleh digabungkan.

Semak juga bekalan elektrik: penghala tanpa elektrik juga luar talian, jadi bateri sandaran kecil untuk penghala dan mesin juruwang mungkin menyelesaikan lebih banyak daripada mana-mana ciri perisian.

Tulis keperluan dalam brif: templat keperluan luar talian

Baris yang kabur seperti "mesti berfungsi luar talian" akan difahami berbeza oleh anda dan pembekal. Gantikannya dengan bahagian ringkas seperti ini. Contoh di bawah adalah rekaan.

Data yang disimpan pada peranti boleh keluar dari bangunan bersama peranti itu, jadi tentukan siapa boleh menggunakan fungsi luar talian dan apa yang berlaku jika telefon hilang. Cara akses ditetapkan diterangkan dalam peranan dan kebenaran pengguna. Untuk brif yang lebih menyeluruh, lihat apa yang perlu disediakan sebelum perbualan pertama.

Pastikan sebut harga meliputinya

Jika penggunaan luar talian tidak ditulis, anda tidak boleh menganggap ia termasuk. Apabila sebut harga diterima, semak setiap satu dengan bahagian luar talian anda:

• Tugas mana? Adakah ia menyenaraikannya, atau sekadar menyebut "mod luar talian"?
• Peraturan konflik mana? Adakah ada satu bagi setiap jenis rekod, dan siapa menyelesaikan pertembungan?
• Pemuatan pertama. Peranti biasanya perlu memuatkan datanya semasa bersambung. Apa berlaku pada peranti baharu, selepas pemasangan semula atau selepas jurang yang panjang?
• Ujian. Adakah ujian cabut kabel sebahagian daripada penerimaan?
• Perubahan kemudian. Tugas yang tidak anda senaraikan dan gagal luar talian mungkin dianggap permintaan perubahan dan bukan pepijat, jadi dapatkan sempadannya secara bertulis. Lihat pepijat berbanding perubahan selepas pelancaran.

Tanya juga bagaimana kerja luar talian mempengaruhi jadual dan data yang dimuatkan dahulu; lihat berapa lama sistem perniagaan tersuai mengambil masa dan memindahkan data anda ke sistem baharu. Untuk membandingkan sebut harga dengan adil, berikan bahagian luar talian yang sama kepada setiap pembekal; cara membandingkan sebut harga perisian tersuai menunjukkan caranya.

Uji semasa penerimaan: ujian cabut kabel

Satu-satunya cara untuk tahu sama ada penggunaan luar talian berfungsi ialah mengalihkan sambungan. Masukkan ini ke dalam ujian penerimaan pengguna anda dan jalankan pada peranti sebenar di tempat sebenar, bukan di meja pembangun.

1. Muatkan sistem semasa bersambung dan sahkan data berada pada peranti.
2. Cabut kabel rangkaian, matikan Wi-Fi atau hidupkan mod penerbangan. Catat masanya.
3. Lakukan setiap tugas "mesti berfungsi" seperti yang dilakukan staf, dan catat apa yang dipaparkan skrin serta sama ada ia berjaya.
4. Semak bahawa tugas baca sahaja memaparkan data dan usianya, dan tugas yang disekat memberi mesej yang jelas dan bukannya ranap.
5. Ubah rekod yang sama pada dua peranti semasa kedua-duanya luar talian untuk mencetuskan konflik, kemudian semak hasilnya sepadan dengan peraturan.
6. Tutup aplikasi dan mulakan semula peranti semasa masih luar talian. Catatan mesti kekal.
7. Sambung semula dan perhatikan apa yang dihantar. Bandingkan bilangan catatan luar talian dengan yang tiba: tiada yang hilang, tiada pendua, dan sebarang kegagalan ditunjukkan kepada seseorang.
8. Ulang dengan sambungan lemah atau yang kerap terputus, yang boleh lebih teruk daripada tiada sambungan.

Rekodkan setiap larian (tugas, peranti, apa yang dilihat, lulus atau gagal), baiki, kemudian jalankan semula. Cara anda menukar pasukan ke sistem baharu (semua serentak atau satu outlet dahulu) ialah keputusan berasingan daripada ini.

Tabiat staf apabila sambungan terputus

Sistem yang mengendalikan penggunaan luar talian dengan baik pun akan gagal jika staf panik atau berimprovisasi. Sepakati rutin itu lebih awal dan letakkan pada kad satu muka surat di kaunter, seperti helaian rujukan yang diterangkan dalam memastikan pasukan anda menggunakan sistem perniagaan baharu.

• Kenali tanda dan had. Apa yang dipaparkan skrin semasa luar talian, maksud "menunggu untuk dihantar", apa yang diteruskan (pesanan) dan apa yang menunggu (perubahan harga).
• Jangan masukkan semula. Jika skrin tidak mengesahkan, semak senarai menunggu sebelum memasukkan semula, atau anda mencipta pendua yang cuba dielakkan.
• Guna borang kertas dengan betul. Bernombor, diisi penuh, dimasukkan pada hari yang sama oleh orang yang dinamakan, dan ditandakan sudah dimasukkan supaya tidak ditaip dua kali.
• Tahu siapa untuk dimaklumkan. Seorang, biasanya juara sistem, dan nombor telefon yang tidak bergantung pada sistem.
• Semak semasa tutup. Seseorang melihat senarai menunggu dan gagal sebelum kedai ditutup.

Cuba amalkan jalan sandaran itu sekali semasa tiada apa yang bergantung padanya.

Senarai semak sebelum pembangun bermula

• Setiap tugas dikelompokkan: mesti terus berfungsi, baca sahaja atau boleh menunggu.
• Tempoh luar talian terpanjang, kekerapannya dan bilangan peranti, ditulis.
• Satu peraturan konflik dan seorang yang dinamakan bagi setiap jenis rekod.
• Apa yang pengguna nampak semasa luar talian, diterangkan dengan perkataan.
• Perkara luar talian disenaraikan berasingan dalam sebut harga, dengan soalan pemuatan pertama dan kehilangan peranti dijawab.
• Ujian cabut kabel dalam pelan penerimaan.
• Kad satu muka surat untuk staf dan jalan kertas sandaran dengan peraturan susulan.

Kesilapan lazim

• Meminta "semuanya luar talian". Ia pilihan paling mahal dan paling perlahan, dan jarang diperlukan.
• Menyerahkan konflik kepada pembangun. Versi mana yang menang ialah keputusan anda.
• Menguji hanya pada sambungan pejabat. Masalahnya ada di lantai kedai dan rak belakang.
• Tiada rutin staf. Tanpanya, orang memasukkan semula pesanan dan mencipta pendua.
• Mengabaikan bekalan elektrik. Gangguan elektrik boleh kelihatan seperti masalah internet.

Kedudukan Gotka Technologies

Perkhidmatan Pembangunan Aplikasi & Sistem Gotka membina aplikasi mudah alih, aplikasi web dan sistem perniagaan, bermula dari RM8,000 untuk aplikasi web dan papan pemuka, RM12,000 untuk sistem perniagaan dan integrasi serta RM15,000 untuk aplikasi mudah alih sebagai petunjuk, masing-masing disahkan melalui sebut harga bertulis selepas keperluan anda dinilai. Panduan ini nasihat umum dan tidak menerangkan sebarang kaedah luar talian atau penyegerakan, jadi jika penggunaan luar talian penting, minta mana-mana pembekal, termasuk Gotka, menyatakan dalam sebut harga bertulis tugas mana yang berfungsi tanpa sambungan, peraturan untuk konflik dan cara ia akan diuji. Pasukan boleh dihubungi melalui halaman hubungi.

Istilah utama dalam panduan ini

• Luar talian: berfungsi tanpa sambungan ke internet atau ke sistem utama.
• Segerak: menghantar apa yang direkod pada peranti ke sistem utama, dan menerima apa yang berubah di sana.
• Giliran catatan: catatan baharu yang disimpan pada peranti dan dihantar mengikut urutan apabila sambungan pulih.
• Paparan salinan: salinan baca sahaja bagi data yang disimpan pada peranti semasa terakhir bersambung.
• Konflik: dua orang mengubah rekod yang sama sebelum seorang pun nampak perubahan yang lain.
• Peraturan susulan: cara dan tarikh akhir yang dipersetujui untuk memasukkan rekod kertas selepas sambungan pulih.