Tiada di Pejabat Tanpa Terlepas Pelanggan: Balasan Automatik dan Tandatangan Profesional untuk Emel Perniagaan Anda

Anda akan bercuti: Hari Raya, percutian keluarga, atau seminggu rehat selepas musim sibuk. Pelanggan akan terus menghantar emel. Ada yang tertanya-tanya sama ada mesej mereka diterima, dan segelintir akan mencuba syarikat lain. Balasan automatik yang ringkas menyelesaikan kebanyakan masalah itu, dan tandatangan emel yang kemas pada setiap emel memudahkan orang menghubungi anda sepanjang tahun. Panduan ini untuk pemilik atau pengurus pejabat yang mempunyai alamat emel perniagaan pada domain sendiri. Ia merangkumi bila balasan automatik berbaloi diaktifkan, siapa yang patut dan tidak patut menerimanya, apa yang perlu ditulis, tiga contoh mesej ringkas, cara membina tandatangan profesional yang tidak mencetuskan penapis spam, dan senarai semak sebelum anda bercuti. Ini nasihat umum: setiap panel kawalan dan aplikasi emel menamakan tetapannya secara berbeza, jadi semak yang anda gunakan.

Apa yang dilakukan oleh balasan automatik

Balasan automatik (juga dipanggil mesej tiada di pejabat, auto-responder atau balasan cuti) ialah mesej yang dihantar sistem emel bagi pihak anda apabila emel tiba dalam tarikh yang anda pilih. Banyak panel kawalan hosting dan aplikasi emel menawarkannya. Cari di bawah tetapan emel, atau tanya sokongan penyedia anda di mana letaknya. Sesetengahnya membalas dari pelayan, jadi ia berfungsi walaupun komputer riba anda ditutup dan telefon dimatikan. Yang lain membalas dari aplikasi emel pada peranti anda, yang hanya berfungsi selagi aplikasi itu berjalan dan bersambung. Jenis yang anda ada mengubah kebolehpercayaannya, jadi tanya atau uji sebelum bergantung padanya.

Kebanyakan sistem membalas sekali kepada setiap penghantar dalam satu tempoh, jadi pelanggan yang menghantar emel tiga kali tidak menerima tiga salinan. Semak sama ada sistem anda berbuat demikian, kerana balasan pada setiap mesej menjadikan nota yang sopan sebagai gangguan. Apa yang tidak boleh dilakukan oleh balasan automatik ialah membaca mesej. Ia melayan aduan mendesak dan ucapan terima kasih dengan cara yang sama, itulah sebabnya teks perlu memberitahu orang ke mana hal mendesak perlu dihantar.

Bila balasan automatik berbaloi, dan bila tidak

Tidak semua ketiadaan memerlukan balasan. Balasan “saya tiada” semasa anda menyemak emel dua kali sehari boleh membuat pelanggan menunggu jawapan yang sepatutnya anda beri juga. Balasan juga satu kenyataan awam kecil bahawa anda tidak dapat dihubungi, jadi gunakannya apabila ia benar dan berguna.

Siapa yang patut menerimanya, dan siapa yang tidak

Tujuannya ialah menjawab orang yang menulis kepada anda dan sedang menunggu, bukan menjawab setiap mesin yang menghantar emel kepada anda. Membalas penghantar yang salah ialah cara balasan automatik menyebabkan rasa malu dan, dalam kes teruk, gelung.

• Pelanggan, pembekal dan individu yang menulis terus kepada anda. Merekalah yang dituju oleh balasan itu.
• Bukan senarai mel, newsletter atau perbincangan kumpulan. Balasan automatik kepada senarai boleh sampai kepada setiap pelanggan senarai itu. Kebanyakan sistem melangkau mel pukal jika anda biarkan pilihan berkaitan hidup; sahkan sistem anda berbuat demikian. Jika anda sendiri menghantar kempen, panduan kami tentang menghantar newsletter dari peti mel hosting menerangkan mengapa ia sesuai di tempat lain.
• Bukan mel automatik. Resit, notis sistem dan alamat “jangan balas” tidak boleh membaca mesej anda, dan dua sistem automatik yang saling menjawab boleh membentuk gelung. Jika alat anda ada tetapan untuk melangkau mel pukal dan automatik, biarkan ia hidup.
• Sekali sahaja bagi setiap penghantar. Balasan setiap kali orang yang sama menulis menjadi gangguan, dan gelung lebih mudah dihentikan apabila setiap penghantar dibalas sekali dalam satu tempoh.
• Pertimbangkan mesej lebih pendek untuk orang luar. Rakan sekerja mungkin memerlukan butiran siapa menggantikan apa. Orang asing memerlukan tarikh dan laluan untuk hal mendesak, dan tidak lebih. Sesetengah alat membenarkan dua versi; jika alat anda tidak, tulis untuk orang luar.

Uji sebelum anda percaya. Ujian dalam senarai semak di bawah mengambil beberapa minit dan menunjukkan apa yang sebenarnya dilihat pelanggan.

Apa yang perlu ditulis: lima bahagian

Balasan automatik yang baik cukup ringkas untuk dibaca pada telefon dan cukup lengkap supaya tiada sesiapa perlu menulis balik untuk bertanya soalan yang boleh dijawabnya. Lima bahagian meliputinya:

Kekalkan nada yang sama seperti emel anda: sopan, jelas dan ringkas. Satu permohonan maaf sudah memadai. Jangan terangkan mengapa anda tiada; “sedang bercuti” sudah cukup.

Tiga contoh mesej

Ini contoh untuk disesuaikan, bukan teks untuk ditampal tanpa ubah. Nama dan perniagaan adalah rekaan, dan setiap kurungan mesti diganti sebelum anda menghidupkan mesej. Perhatikan bahawa ketiga-tiganya memberi tarikh, hubungan gantian dan laluan mendesak, dan tiada satu pun membawa nombor telefon bimbit peribadi.

Example in English (perniagaan dan nama rekaan):

Contoh dalam Bahasa Malaysia (perniagaan dan nama rekaan):

中文示例 (perniagaan dan nama rekaan):

Jika pelanggan anda membaca lebih daripada satu bahasa, satu mesej dengan perenggan Inggeris, Bahasa Malaysia dan Cina satu di bawah yang lain biasanya lebih baik daripada meneka bahasa pilihan setiap penghantar. Pastikan setiap perenggan sependek contoh di atas.

Peti mel kongsi memerlukan balasan sendiri

Peti mel anda bukan satu-satunya yang ditulis pelanggan. info@ dan sales@ dibaca oleh sesiapa yang ada, dan ia memerlukan pelan sendiri. Jika seluruh perniagaan tutup untuk perayaan, hidupkan balasan untuk setiap peti mel kongsi dengan tarikh dibuka semula. Jika hanya anda yang tiada, jangan letakkan balasan peribadi pada alamat kongsi, kerana ia memberitahu setiap pelanggan bahawa seluruh pasukan tidak dapat dihubungi.

• Tentukan siapa yang membaca peti mel kongsi semasa anda tiada, dan nyatakan dalam balasan untuk peti mel itu sahaja jika tiada sesiapa.
• Semak penerusan. Jika alamat kongsi meneruskan mel ke peti mel peribadi anda, mel yang diteruskan akan mencetuskan balasan anda, dan balasan anda akan sampai kepada pelanggan asal. Tentukan sama ada itu yang anda mahu.
• Kekalkan alamat orang yang menggantikan. Orang bernama mungkin berhenti; alamat peranan seperti sales@ tidak.

Untuk bantuan menentukan berapa banyak peti mel dan alamat kongsi yang diperlukan pasukan, lihat berapa banyak akaun emel yang diperlukan pasukan.

Menghidupkan dan mematikannya

Langkah tepat berbeza mengikut penyedia dan aplikasi, jadi bahagian ini menerangkan rutin, bukan skrin tertentu. Kebanyakan sistem mengikut corak yang sama:

1. Cari tetapannya. Lihat di bawah tetapan emel dalam panel kawalan hosting, webmel atau aplikasi emel anda untuk “balasan automatik”, “auto-responder”, “tiada di pejabat” atau “balasan cuti”. Jika tidak jumpa, tanya sokongan penyedia anda. Panel kawalan dan aplikasi emel pada telefon anda ialah tempat yang berasingan, dan menetapkan di satu tempat tidak menetapkannya di tempat lain.
2. Pilih peti mel. Setiap alamat biasanya mempunyai tetapan sendiri. Lakukan alamat kongsi secara berasingan.
3. Tulis subjek dan badan mesej, sebagai teks biasa jika ada pilihan.
4. Tetapkan mula dan tamat, jika alat membenarkan. Menetapkan tarikh tamat ialah perlindungan terbaik terhadap kesilapan paling lazim, iaitu membiarkan balasan hidup berminggu-minggu selepas anda kembali.
5. Simpan, kemudian uji (lihat di bawah).
6. Matikan apabila anda kembali, dan letakkan peringatan dalam kalendar untuk hari itu jika tiada tarikh tamat.

Pastikan dua sistem tidak membalas serentak. Balasan yang ditetapkan pada pelayan dan satu lagi dalam aplikasi telefon akan menghantar dua mesej kepada setiap penghantar.

Nota keselamatan: apa yang tidak patut dimasukkan

Balasan automatik sampai kepada sesiapa yang menghantar emel kepada anda, termasuk orang asing, penghantar spam dan orang yang cuba menyamar sebagai anda. Anggaplah ia teks awam.

• Tiada nombor telefon bimbit peribadi atau alamat rumah. Berikan talian kerja, nombor pejabat atau alamat peranan kongsi sebaliknya.
• Tiada butiran perjalanan. “Terbang ke persidangan” dan hotel anda tidak menambah apa-apa untuk pelanggan.
• Nyatakan sesedikit yang berguna tentang tidak dapat dihubungi. Mesej yang mendakwa pemilik tiada dan bayaran mendesak ialah helah yang lazim. Maklumkan rakan kewangan anda lebih awal bahawa perubahan pembayaran hanya datang melalui laluan biasa, dan sahkan sebarang perubahan butiran bank melalui telefon. Panduan kami tentang emel pembaharuan domain palsu menunjukkan rupa mesej sebegini.
• Jangan letak kata laluan, nombor akaun atau butiran pelanggan di dalamnya. Tidak pernah ada sebab untuk berbuat demikian.

Tandatangan profesional yang berfungsi pada telefon

Tandatangan ialah blok teks yang ditambah di hujung setiap emel. Yang baik menjimatkan anda daripada menaip semula butiran hubungan dan membolehkan pelanggan menghubungi anda tanpa mencari-cari. Pastikan ia kecil. Kebanyakan orang membaca emel pada telefon, dan blok yang panjang menolak mesej anda keluar dari skrin.

Contoh tandatangan (orang dan perniagaan rekaan):

Memastikan tandatangan tidak masuk folder spam

Tandatangan jarang menjadi sebab utama mesej dilonggokkan ke spam, kerana mesej dan domain penghantar lebih penting. Tetapi yang berat tidak membantu. Tabiat ini menjadikannya selamat:

• Utamakan teks, dengan paling banyak satu logo kecil. Tandatangan yang terdiri daripada gambar besar meninggalkan sedikit teks untuk dibaca penapis, menjadikan emel lebih berat dan tidak menunjukkan apa-apa apabila imej disekat.
• Jika anda menggunakan imej, pastikan ia kecil (logo beberapa kilobait, bukan foto), beri huraian teks dan jangan letak nombor telefon atau alamat di dalam gambar.
• Elakkan banyak pautan dan ikon sosial. Satu alamat laman web sudah cukup.
• Elakkan menampal dari Word. Ia membawa pemformatan tersembunyi yang boleh kelihatan berbeza dalam setiap aplikasi emel. Taip atau tampal sebagai teks biasa, kemudian format secara ringan.
• Langkau pengaki undang-undang yang panjang kecuali perniagaan anda memerlukannya, dan tiada item beranimasi atau berkelip.
• Uji pada telefon. Jika anda tidak dapat membacanya tanpa zum, pendekkan.

Emel yang tidak disahkan dengan baik boleh masuk spam walau apa rupa tandatangannya. Panduan kami tentang emel perniagaan pada domain sendiri menerangkan sebabnya. Tetapkan tandatangan pada setiap peranti yang anda gunakan untuk menghantar emel, kerana komputer riba dan telefon menyimpan tandatangan berasingan.

Senarai semak sebelum bercuti dan ujian

Lakukan ini sehari sebelum anda pergi, bukan semasa menuju ke lapangan terbang:

1. Beritahu orang yang menggantikan apa yang mereka gantikan, ke mana laluan mendesak menuju dan apa yang anda mahu mereka lakukan dengan mesej yang tidak dapat mereka jawab.
2. Kosongkan apa yang boleh. Peti masuk yang lebih kemas lebih mudah dikejar, dan peti mel penuh memantulkan mel. Lihat apa yang perlu dilakukan apabila peti mel penuh.
3. Tulis mesej dengan tarikh, orang yang menggantikan dan laluan mendesak, tanpa nombor peribadi.
4. Hidupkan di setiap tempat anda membaca emel, untuk setiap peti mel yang memerlukannya, dengan tarikh tamat jika boleh.
5. Uji. Dari alamat lain (akaun webmel percuma boleh digunakan), hantar emel ke alamat perniagaan anda dengan subjek biasa. Tunggu beberapa minit. Semak bahawa balasan tiba, kelihatan betul pada telefon dan tidak berada dalam spam. Hantar mesej kedua dari alamat yang sama dan lihat sama ada anda menerima balasan kedua. Kemudian balas mesej automatik itu untuk menyemak alamat orang yang menggantikan berfungsi.
6. Semak tandatangan pada mesej kepada diri sendiri dari telefon anda.
7. Tambah peringatan kalendar untuk pagi pertama anda kembali bagi mematikan balasan dan membaca apa yang masuk.

Apabila anda kembali, matikan balasan dahulu, kemudian baca peti masuk bermula dari mesej paling lama. Balas apa-apa yang menunggu, dan berterima kasih kepada orang yang menggantikan anda.

Kesilapan lazim

• Membiarkannya hidup selepas anda kembali. Pelanggan terus mendengar bahawa anda tiada. Tetapkan tarikh tamat.
• Memasukkan nombor telefon bimbit peribadi. Ia sampai kepada setiap orang asing yang menulis.
• Menjanjikan masa balasan yang tidak dapat ditepati. Nyatakan bila anda akan membaca emel, bukan bila anda akan selesai menjawab semuanya.
• Menamakan orang yang menggantikan tanpa memberitahunya. Pelanggan akan menghubunginya dan tiada siapa tahu apa yang perlu dilakukan.
• Membalas senarai mel dan mel automatik. Semak tetapan yang melangkau penghantar pukal dan automatik.
• Dua sistem membalas serentak. Gunakan satu tempat, dan uji.
• Tidak pernah menguji. Ramai yang mendapati balasan mereka tidak pernah berfungsi apabila kembali kepada mesej yang marah.
• Tandatangan yang berupa satu gambar besar. Ia tidak boleh dibaca apabila imej disekat dan berat untuk dimuatkan.

Di mana Gotka Technologies sesuai

Gotka menyediakan hosting cPanel, dan akaun emel disertakan dalam pelan: Go AI Lite termasuk 30 akaun emel dan Go AI Plus termasuk emel tanpa had. Gotka juga menawarkan pendaftaran domain dari RM10/tahun, supaya alamat emel anda sepadan dengan domain sendiri. Panduan kami tentang menyediakan emel pada telefon dan komputer riba membantu jika anda membaca emel di lebih daripada satu tempat, yang penting apabila anda menetapkan balasan automatik.

Panduan ini tidak menerangkan di mana balasan automatik atau penerus ditetapkan pada hosting Gotka, program webmel yang tersedia, atau sebarang had penghantaran, kerana tiada satu pun daripadanya diterbitkan dalam bahan yang boleh dirujuknya. Untuk bantuan dengan akaun anda sendiri, hantar tiket melalui sistem tiket kawasan pelanggan, atau hubungi atau WhatsApp +60 11-6331 6630, Isnin hingga Jumaat, 9 pagi hingga 6 petang (MYT).

Istilah utama yang digunakan dalam panduan ini

• Balasan automatik (mesej tiada di pejabat): mesej yang dihantar sistem emel bagi pihak anda apabila emel tiba dalam tarikh yang anda tetapkan.
• Auto-responder: nama lain bagi balasan automatik, sering digunakan dalam panel kawalan hosting.
• Senarai mel: alamat yang menghantar satu mesej kepada ramai pelanggan; ia tidak patut menerima balasan automatik.
• Gelung mel: dua sistem automatik yang saling menjawab berulang kali.
• Peti mel kongsi (peranan): alamat seperti info@ atau sales@ yang dibaca oleh lebih daripada seorang.
• Penerus (forwarder): peraturan yang menyalin mel dari satu alamat ke alamat lain.
• Tandatangan: blok butiran hubungan yang ditambah di hujung emel keluar.
• Teks biasa: teks tanpa pemformatan atau imej, boleh dibaca dalam setiap aplikasi emel.
• Penapis spam: perisian yang memutuskan sama ada mesej masuk ke peti masuk atau folder sampah.