休假也不错过客户：企业邮箱的自动回复与专业签名

您即将休假：可能是过节、全家出游，或是旺季之后的一周休息。客户仍会不断来信，有些人会担心邮件是否送到，少数人还会悄悄转向别家。一条简短的自动回复就能解决大部分问题；而每封邮件下方整洁的签名，则让对方全年都能轻松联系到您。本指南写给使用自有域名企业邮箱的老板或办公室经理，内容包括：什么时候值得开启自动回复、哪些人该收到和不该收到、写什么、三段简短示例、如何做一个不会触发垃圾邮件过滤的专业签名，以及休假前的检查清单。这是通用建议：每个控制面板和邮件应用对设置的叫法都不同，请以您自己使用的为准。

自动回复是什么

自动回复（也叫外出提示、自动应答器或休假回复）是邮件系统在您设定的日期内收到邮件时，代您发出的一条消息。许多主机控制面板和邮件应用都提供这项功能，可以在邮箱设置中查找，或向服务商客服询问它在哪里。有些由服务器代为回复，所以即使笔记本电脑合上、手机关机也能工作；有些则由您设备上的邮件应用回复，只有该应用在运行并联网时才有效。您用的是哪一种，会影响它的可靠程度，所以依赖它之前请先询问或测试。

大多数系统在一段时间内对每个发件人只回复一次，所以同一位客户来信三次，不会收到三份回复。请确认您的系统是否如此，因为每封都回复会让礼貌的提示变成骚扰。自动回复做不到的是阅读邮件内容：紧急投诉和一句道谢，它一视同仁，所以文字里必须告诉对方紧急事项该找谁。

什么时候值得开，什么时候不必开

并非每次离开都需要自动回复。如果您每天早晚都会看两次邮件，一条“我不在”的回复反而可能让客户等待一个您本来就会给的答复。自动回复也等于一则小小的公开声明：您暂时联系不上，所以只在确实如此、确实有用时才开启。

哪些人该收到，哪些人不该收到

目的是回复那些写信给您并在等待的人，而不是回复每一台给您发邮件的机器。回错对象，就是自动回复造成尴尬、严重时造成邮件循环的原因。

• 直接写信给您的客户、供应商和个人。这些才是回复的对象。
• 不要回复邮件列表、电子报或群组讨论。对邮件列表的自动回复可能会发送给列表中的每一位订阅者。大多数系统在相关选项开启时会跳过群发邮件，请确认您的系统是否如此。如果您自己也发送营销邮件，请参阅我们关于能否用主机邮箱发电子报的指南，了解为什么这类邮件应该另外处理。
• 不要回复自动邮件。收据、系统通知和“请勿回复”的地址读不懂您的信息，而且两个自动系统互相回复可能形成循环。如果您的工具有“跳过群发和自动邮件”的设置，请保持开启。
• 每个发件人只回复一次。同一个人每次来信都回复，只会变成噪音；每个发件人在一段时间内只回复一次，也更容易避免循环。
• 考虑给外部人员一个更短的版本。同事可能需要知道谁代管什么；陌生人只需要日期和紧急事项的联系途径。有些工具可以写两个版本，如果您的工具不行，就按外部人员来写。

先测试再信任。下面清单里的测试只需几分钟，能让您看到客户实际收到的内容。

写什么：五个部分

好的自动回复要短到可以在手机上读完，又要完整到对方不必回信追问本可一次说清的问题。五个部分就够了：

语气与您平时写邮件一致：礼貌、平实、简短。一句抱歉就够了。不必解释为什么离开，“休假”两个字就足够。

三段示例

这些是供您改写的示例，不是原样粘贴的文字。人名和公司都是虚构的，开启之前必须替换掉每一个方括号。请注意，三段都有日期、代管联系人和紧急联系途径，而且都没有个人手机号码。

英文示例（虚构的公司和人名）：

马来文示例（虚构的公司和人名）：

中文示例（虚构的公司和人名）：

如果您的客户使用不止一种语言，把英文、马来文和中文段落上下排列在同一封回复里，通常比猜测每位发件人偏好哪种语言更好。每一段都要像上面的示例一样简短。

共用邮箱需要单独设置回复

客户写信的对象不只是您自己的邮箱。info@ 和 sales@ 由当天在岗的人阅读，需要单独安排。如果整家公司因节庆停业，请为每个共用邮箱都开启回复并写明恢复营业的日期。如果只有您一个人不在，不要在共用地址上放个人回复，因为那会让每位客户以为整个团队都联系不上。

• 决定您不在时由谁阅读共用邮箱，只有在没人看的情况下，才在该邮箱的回复里说明。
• 检查转发。如果共用地址把邮件转发到您的个人邮箱，被转发的邮件会触发您的回复，而回复会发给原来的客户。请确认这是否是您想要的。
• 代管人的地址要稳定。具名的人可能离职，而 sales@ 这样的职务地址不会。

想了解团队需要多少个邮箱和共用地址，请参阅团队需要多少个邮箱账户。

如何开启和关闭

具体步骤因服务商和应用而异，所以本节描述的是流程，而不是某个具体界面。大多数系统遵循同样的模式：

1. 找到设置。在主机控制面板、网页邮箱或邮件应用的邮箱设置中查找“自动回复”“自动应答器”“外出提示”或“休假回复”。找不到就询问服务商客服。控制面板和手机上的邮件应用是不同的地方，在一处设置并不会在另一处生效。
2. 选择邮箱。每个地址通常有各自的设置，共用地址要分别设置。
3. 写主题和正文，如果可以选择，用纯文本。
4. 设定开始和结束时间，如果工具允许。设置结束日期是防止最常见错误的最好办法，也就是回来几周后回复还开着。
5. 保存，然后测试（见下文）。
6. 回来后关闭，如果没有结束日期，请在日历里为那天设一个提醒。

注意不要让两个系统同时回复。服务器上设了一个，手机应用里又设了一个，每位发件人都会收到两封。

安全提示：哪些内容不要写

自动回复会发给任何给您写信的人，包括陌生人、垃圾邮件发送者和想冒充您的人。请把它当作公开文字。

• 不要写个人手机号码或家庭住址。改用工作电话、办公室号码或共用的职务邮箱。
• 不要写行程细节。“飞去参加会议”和酒店名称对客户没有任何帮助。
• 关于联系不上的信息，只写有用的最少内容。声称老板不在、款项紧急的邮件是一种常见的骗局。请事先告诉财务同事：付款变更只会通过平常的渠道，任何银行资料变更都要打电话确认。我们关于虚假域名续费邮件的指南展示了这类邮件的样子。
• 不要写密码、账号或客户资料。永远没有理由这样做。

在手机上也好用的专业签名

签名是加在每封邮件末尾的一段文字。好的签名让您不必反复输入联系方式，也让客户无需四处寻找就能联系到您。请保持小巧：大多数人用手机读邮件，过长的签名会把您的正文挤出屏幕。

签名示例（虚构的人和公司）：

让签名不被当成垃圾邮件

签名很少是邮件被判为垃圾的主要原因，邮件内容和发送域名更重要。但过于臃肿的签名也没有帮助。下面这些习惯能让它更稳妥：

• 以文字为主，最多放一个小徽标。整个签名是一张大图，会让过滤器能读到的文字很少，邮件变重，而且图片被屏蔽时什么也看不到。
• 如果用图片，要小：徽标只有几 KB，不要用照片，加上文字说明，并且绝不要把电话或地址放进图片里。
• 避免大量链接和社交图标。一个网站地址就够了。
• 避免从 Word 里粘贴。它带有隐藏格式，在不同邮件应用里看起来可能不一样。请以纯文本输入或粘贴，再做简单格式。
• 省去冗长的法律声明，除非您的业务确实需要，也不要用动画或闪烁的元素。
• 在手机上测试。如果不放大就看不清，就缩短它。

如果邮件的身份验证做得不好，无论签名长什么样都可能进垃圾箱。我们关于使用自有域名的企业邮箱的指南解释了原因。请在每台用来发邮件的设备上设置签名，因为电脑和手机各自保存签名。

休假前清单与测试

请在出发前一天做这些，而不是在去机场的路上：

1. 告诉代管人他要代管什么、紧急联系途径通向哪里，以及遇到无法回答的邮件时您希望他怎么做。
2. 尽量清理。更整洁的收件箱更容易补回进度，而邮箱已满会让来信被退回。参见邮箱已满时怎么办。
3. 写好信息：日期、代管人和紧急联系途径，不含个人号码。
4. 开启：在您阅读邮件的每个地方、每个需要的邮箱上都开启，如有可能设定结束日期。
5. 测试。用另一个地址（免费网页邮箱即可）向您的企业邮箱发一封主题普通的邮件，等几分钟，检查回复是否送达、在手机上看起来是否正常、是否落入垃圾箱。再从同一个地址发第二封，看看是否收到第二次回复。然后回复那封自动回复，确认代管人的地址可用。
6. 检查签名：用手机给自己发一封邮件看看。
7. 设一个日历提醒：回来第一天早上关闭回复，并阅读收到的邮件。

回来后，先关闭回复，再从最旧的邮件开始读收件箱。回复所有等待中的邮件，并感谢代管的人。

常见错误

• 回来后还开着。客户会一直听到您不在。请设定结束日期。
• 写入个人手机号码。它会发给每一位写信的陌生人。
• 承诺无法兑现的回复时间。写您何时恢复查阅邮件，而不是何时全部回复完。
• 写上了代管人却没通知他。客户会联系他，而没人知道该怎么办。
• 回复邮件列表和自动邮件。请检查跳过群发和自动发件人的设置。
• 两个系统同时回复。只用一处设置，并测试。
• 从不测试。很多人回来面对愤怒的邮件时，才发现自己的回复根本没有生效。
• 整个签名就是一张大图。图片被屏蔽时看不清，加载也慢。

Gotka Technologies 的定位

Gotka 提供 cPanel 主机，套餐包含邮箱账户：Go AI Lite 包含 30 个邮箱账户，Go AI Plus 包含不限数量的邮箱。Gotka 也提供域名注册，起价 RM10/年，让您的邮箱地址与自己的域名一致。如果您在不止一个地方阅读邮件（设置自动回复时这很重要），我们关于在手机和电脑上设置企业邮箱的指南会有帮助。

本指南不说明自动回复或转发在 Gotka 主机上的设置位置、可用的网页邮箱程序或任何发送限制，因为这些内容没有出现在它可以引用的资料中。如需针对您自己账户的帮助，请通过客户区工单系统提交工单，或拨打电话、发 WhatsApp 到 +60 11-6331 6630，周一至周五，上午9点至下午6点（马来西亚时间）。

本指南使用的关键术语

• 自动回复（外出提示）：邮件系统在您设定的日期内收到邮件时，代您发出的消息。
• 自动应答器（auto-responder）：自动回复的另一种叫法，常见于主机控制面板。
• 邮件列表：把一封邮件发给许多订阅者的地址，不应收到自动回复。
• 邮件循环：两个自动系统反复互相回复。
• 共用（职务）邮箱：像 info@ 或 sales@ 这样由多人阅读的地址。
• 转发（forwarder）：把邮件从一个地址复制到另一个地址的规则。
• 签名：加在发出邮件末尾的联系方式文字。
• 纯文本：没有格式和图片的文字，在所有邮件应用里都能读。
• 垃圾邮件过滤器：决定邮件进入收件箱还是垃圾箱的软件。