数字名片很容易保持最新，这恰恰是许多名片逐渐过时的原因。二维码或 NFC 名片背后的资料页可以编辑，所以没有任何东西逼你去更正。旧职位继续显示，你早已不接的号码还留在页面上，几个月前已结束的促销链接就摆在你的名字旁边。直到客户发现，才有人注意到。
本指南谈的是习惯，而不是操作步骤。名片印好之后如何修改资料，请看我们的数字名片印刷后如何修改。这里要讲的是：谁该负责名片、哪些信息容易过时、多久检查一次、如何在大约 20 分钟内完成检查，以及如何管理整个团队的名片。内容只依据 share2.io 平台列明的功能：名片可编辑，通过二维码或 NFC 轻触分享，并可保存到对方的通讯录。
为什么可编辑的名片仍会过时
纸质名片在号码更换的那一天就作废了，你也立刻知道，因为抽屉里那盒名片没用了。数字名片不会给你这样的警告。二维码照样能扫，NFC 名片照样能轻触，页面照样能打开，所以在你看来一切正常，而上面却有一项信息是错的。有三个原因让人容易忽略。
- 没有任何提醒。 无论信息是否最新，扫描或轻触都能正常运作。只有真正阅读页面的人才看得出来。
- 变动总是先发生在别处。 升职通过电邮公布，新号码从新的 SIM 卡开始使用，公司在内部通告里改了名称。名片永远是最后才被想起的地方。
- 你很少看自己的名片。 你只设置一次，之后别人看到它的次数远多于你自己。
解决办法不是更多技术，而是一位负责人、一份简短的检查清单，以及日历上的一个日期。
先确定每张名片由谁负责
每个资料页都需要一位明确的负责人：负责留意资料是否过时，并动手编辑。没有负责人，名片就属于所有人，实际上等于没有人负责。合适的负责人取决于名片的使用方式。
| 情况 | 合适的负责人 | 原因 |
|---|
| 个人使用自己的名片（自由工作者、顾问、老板） | 本人 | 职位、号码或服务有变动时，本人最先知道 |
| 只有几张名片的小团队 | 一个人，例如老板或办公室经理 | 资料保持一致，也不必记得谁负责改什么 |
| 较大的销售或前线团队 | 一位管理员，并通知每位员工如何报告变动 | 公司资料在每张名片上都一样，变动也只有一个渠道 |
| 带有分店或部门信息的名片 | 分店或部门负责人，配合管理员 | 地址和营业时间等本地信息通常先在分店发生变化 |
无论选择哪种方式，都要写下来。在员工手册或入职清单里写一行，说明谁负责数字名片、如何申请更改，就足够了。对团队来说，这与名片最初如何设置有关，详见我们的为整个销售团队设置数字名片。
方案的额度也能说明规模。Free 方案包含 3 个资料页，Pro 包含 15 个，Team 包含 50 个，所以拥有十几张名片的公司，就已经有十几处可能过时的地方。
哪些信息会过时：检查清单
从上到下逐项检查资料页。大多数过时的名片都出在下面某一项。
| 信息 | 为什么会变 | 检查什么 |
|---|
| 职位和部门 | 升职、架构调整、职责变化 | 是否与你的电邮签名和同事今天对你职务的称呼一致？ |
| 电话和 WhatsApp 号码 | 换了新号码、工作号码取代私人号码、已不再接听的号码 | 用另一部手机拨打或发消息到显示的号码 |
| 电邮地址 | 品牌更新、新域名、共用邮箱取代个人邮箱 | 向显示的地址发一封测试邮件 |
| 公司名称和品牌 | 品牌更新、新的营业名称、换了公司 | 与网站页眉、发票和招牌对照 |
| 地址、营业时间和地图链接 | 搬迁办公室、新增分店、营业时间调整 | 对照网站以及你告诉客户的内容 |
| 网站和社交媒体链接 | 网站改版、页面地址变更、账号关闭或改名 | 逐一点开链接，确认指向正确的页面 |
| 预约、订购或促销链接 | 活动结束、表单被替换 | 删除或替换任何有截止日期的内容 |
| 头像照片 | 外貌变化或新的品牌形象 | 客户今天还认得出你吗？ |
不要只检查你有意修改的部分。一个没人动过的链接，也许正是如今指向已不存在页面的那一个。
像陌生人一样测试名片
编辑时阅读资料页，看到的是你打算发布的内容；扫描它，才知道别人实际看到什么。每次修改之后，以及每季度检查时，都要用另一部手机，而不是你用来编辑的那部。
- 扫描二维码，确认它打开正确的资料页。
- 轻触实体 NFC 名片（如果有）。如果没有反应，请看我们的NFC 名片轻触没反应怎么办，里面列出了常见原因。
- 从头到尾阅读页面，就像第一次见到自己一样。
- 点开每个链接、号码和电邮按钮，看看各自通向哪里。
- 把联系人保存到手机，并检查保存下来的内容，因为对方留下的正是这份副本。
用另一部手机花五分钟，比在编辑页面里反复阅读发现的问题更多。
订立检查节奏
有两种检查能让名片保持最新：一种在固定日期进行，另一种由变动触发。两种都需要，因为固定日期能发现你遗漏的地方，触发式更新则避免已知的变动白白等上三个月。
| 检查 | 何时 | 涵盖内容 |
|---|
| 每季度检查 | 每季度的固定日期，例如一月、四月、七月和十月的第一个星期一 | 上面的整份清单，然后用另一部手机测试 |
| 变动触发式修改 | 职位、号码、电邮、公司资料或链接变动的当天 | 只改变动的部分，然后快速测试扫描 |
| 大型活动或推广之前 | 提前几天 | 链接、照片，以及名片是否突出你想要的那一个行动 |
| 年度整理 | 每年一次，结合季度检查 | 文字措辞、照片、哪些链接仍然值得保留，以及方案是否仍然合适 |
三个月的间隔，长到通常变动不多，又短到错误不会存在太久。把这个日期设成日历里的重复提醒，或加入你已在使用的待办清单。
20 分钟季度检查，一步一步来
- 打开资料页，以访客身份阅读。记下不再正确的地方。
- 对照上面的清单表格逐行检查，包括链接。
- 编辑错误之处并保存。信息都在资料页里，所以不需要重印。
- 用另一部手机测试，做法见上一节。
- 核对你使用的资料页数量是否在方案额度内（Free 3 个、Pro 15 个、Team 50 个），并看看有没有属于已离职人员的。
- 记录日期。像“1 月 7 日已检查，无变动”这样的一句话就够了，也能让下次检查更快。
管理团队的名片
当好几个人都有名片时，维护就成了一个小流程。四个习惯可以让它保持轻松。
- 建立一份简单的登记表。 用表格记录姓名、职位、号码、电邮、分店，以及每张名片最后检查的日期。它也能让你看出哪些名片从未被检查过。
- 统一公司资料。 公司名称、网站、地址和总机号码在每张名片上都应一致。先定好一次，再复制使用。
- 给员工一个报告变动的渠道。 一个共用邮箱，或直接告诉负责人，最好在人事部门记录升职或新分机号码的同时进行。
- 把名片与入职和离职挂钩。 新员工入职时同步获得名片，离职员工的名片在最后一天处理。这种情况另有专门指南：员工离职后数字名片会怎样。
内部调动是最常被漏掉的更新。升职会在同一周内改变人事记录和电邮签名上的职位，名片也应该一起更新。登记表还能显示你离方案的资料页上限有多近。
印刷的名片永远不需要改什么
实体 NFC 名片的作用是打开你的资料页。它是门，不是房间，所以职位、号码或电邮变了，只需编辑资料页，而不是换新名片。这让本指南中的维护工作几乎全部都是资料页的工作。
| 名片选项 | 价格 | 职位、号码或电邮变动时需要重订吗？ |
|---|
| Digital Only: Self Setup | RM0 | 没有实体名片，无需重订 |
| Digital Only: We Design | RM48 | 没有实体名片，无需重订 |
| Design-Ready | RM118 | 不需要，编辑资料页即可 |
| Custom-Design | RM338 | 不需要，编辑资料页即可 |
唯一的例外，是你选择印在 Custom-Design 名片上的文字或品牌。如果变动的是印出来的姓名或标志，编辑无法改到它。完整说明见我们的数字名片印刷后如何修改，两种实体名片之间的选择则见 Design-Ready 与 Custom-Design。
重要信息变动时，要主动告知对方
编辑只会改变下一个人看到的内容。有人保存了你的联系人后，他们的手机里留着一份自己的副本，你不应该假设之后的编辑会改写那份副本。所以，遇到新的电话号码或公司名称，快速编辑只完成了一半。
- 告诉重要的人。 向主要客户和合作伙伴发消息说明新信息，并请他们重新扫描你的名片或更新自己保存的联系人。
- 同步更新其他出现的地方。 电邮签名、网站联系页面、社交媒体资料、发票和报价单模板。
- 让旧渠道多开一阵子。 如果可以，把旧电邮转发到新地址，或让旧号码继续接听几个星期。
这也是保持一致很重要的原因。如果名片、签名和网站说的是同一件事，客户无论从哪一个找到你，都能联系到对的人。
常见错误
- 把“可编辑”当成“已是最新”。 平台让你可以修改信息，却不会发现信息已经变了。
- 没有明确的负责人。 谁都可以编辑的名片，往往没有人去编辑。
- 最后才更新名片。 把它列入升职、新号码或品牌更新的清单，让它在同一天更新。
- 只在编辑页面里检查。 一定要用另一部手机扫描或轻触，看看访客实际看到什么。
- 留着过期的促销链接。 指向已结束活动的链接，会让整张名片显得无人打理。
- 重订了其实不必重订的名片。 职位、号码或电邮变动只是资料页的编辑，不是重印。
- 忘了离职和内部调动。 两者都会改变名片应该介绍的人，没有触发机制就很容易漏掉。
- 以为已保存的联系人会自动更新。 号码或公司名称变动时，要直接告诉重要联系人。
Gotka Technologies 的角色
Gotka 的数字名片服务运行在 share2.io 平台上，订阅方案和名片选项在 share2.io/shop 下单。名片可以编辑，通过二维码或 NFC 轻触分享，并可保存到对方的通讯录，这正是上述做法得以成立的原因：信息变了，只需快速编辑，而不是重新印刷。
方案规模对登记表很重要。Free 包含 3 个资料页，Pro 包含 15 个，每月 RM39 或每年 RM368，Team 包含 50 个，每月 RM104 或每年 RM1,088。我们的 Free、Pro 与 Team 方案对比把三个方案并列比较，费用指南则介绍各种名片选项。如果你希望由我们代为设计资料页，Digital Only We Design 选项为 RM48。如果名片链接到网站，同样的习惯也适用于网站，Gotka 的网站设计服务包含持续维护。
本指南中的关键术语
- 资料页： 扫描或轻触后人们看到的页面，包含你的联系方式和链接。
- 资料页负责人： 负责留意资料页是否过时并进行编辑的那一个人。
- 季度检查： 在固定日期检查资料页上每一项信息，每三个月重复一次。
- 变动触发式修改： 在职位、号码、电邮、公司资料或链接变动的当天所做的更新。
- 另一部手机测试： 用你不用来编辑的手机扫描或轻触名片，看看访客看到什么。
- 登记表： 列出每张名片的负责人、关键信息和最后检查日期的简单清单。
- NFC 名片： 靠近兼容手机时会打开你资料页的实体名片；它打开资料页，而不是存储你的资料。
- 已保存的联系人： 对方扫描或轻触后，保存在自己手机里的你的资料副本。
